ฉันเลิกเสียเวลาใน Google Sheets เมื่อเริ่มใช้ฟีเจอร์นี้

เป็นเวลานานที่ Google Sheets เก็บข้อมูลของฉันไว้ แต่กลับบังคับให้ฉันไปที่อื่นเพื่อทำความเข้าใจกับมัน ฉันสามารถติดตามงาน มอบหมายเจ้าของ และวางลิงก์ได้ แต่ทันทีที่ฉันต้องการบริบท ฉันพบว่าตัวเองกระโดดไปมาระหว่างแท็บ เปิด Docs ขุดค้นใน Drive หรือเช็กปฏิทิน และการสลับแบบรวดเร็วเหล่านั้นมักจะทำลายสมาธิของคุณ ทำให้สิ่งที่ควรจะเป็นการอัปเดตอย่างรวดเร็วกลายเป็นงานที่ยืดเยื้อ

สิ่งนั้นเปลี่ยนไปเมื่อฉันเรียนรู้วิธีใช้ชิปอัจฉริยะใน Google ชีตอย่างถูกต้อง ผู้คน ไฟล์ วันเวลา และเหตุการณ์ต่างๆ ไม่ต้องอยู่ที่อื่นอีกต่อไป แต่จะอยู่ภายในชีตของฉันเอง เมื่อทุกสิ่งที่คุณต้องการอยู่ในหน้าเดียวกัน คุณจะใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาข้อมูล และทำงานได้เร็วขึ้น โดยมีอุปสรรคหรือความขัดแนน้อยลงมาก

ชิปอัจฉริยะทำอะไรใน Google ชีต

เปลี่ยนข้อความธรรมดาให้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างและคลิกได้โดยไม่ต้องมีคอลัมน์เพิ่มเติม

โดยพื้นฐานแล้ว ชิปอัจฉริยะ ซึ่งคุณสามารถใช้ใน Google Docs ได้เช่นกัน จะนำข้อมูลที่มีความสวยงามและแบบโต้ตอบมาใส่ในเซลล์สเปรดชีตของคุณโดยตรง แทนที่จะมองชื่อ วันที่ หรือ ลิงก์เป็นข้อความนิ่ง ชิปอัจฉริยะจะเปลี่ยนสิ่งเหล่านั้นให้กลายเป็นวัตถุที่สามารถโต้ตอบได้ทันที

Google Sheets รองรับชิปสำหรับบุคคล ไฟล์ใน Drive วันที่ สถานที่ และเมนูแบบเลื่อนลง นอกจากสิ่งพื้นฐานเหล่านั้น ยังมีชิปเฉพาะสำหรับวิดีโอ YouTube หน่วยงานทางการเงินของ Google เช่น หุ้นและสกุลเงิน และแม้แต่การให้คะแนนแบบห้าดาว แต่ละชิปจะสร้างตัวอย่างบริบท เช่น สรุปไฟล์ รายละเอียดการติดต่อของบุคคล หรือแผนที่พร้อมเส้นทาง ทำให้คุณสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องออกจากชีต เมื่อคุณวางเคอร์เซอร์เหนือชิปของบุคคล คุณจะเห็นรายละเอียดการติดต่อและการดำเนินการด่วน เช่น การเริ่มแชทหรือโทร เมื่อคุณวางเคอร์เซอร์เหนือชิปไฟล์ คุณจะเห็นตัวอย่าง ข้อมูลเจ้าของ และวันที่แก้ไขล่าสุด

นี่คือสิ่งที่ทำให้ชิปอัจฉริยะแตกต่างจากไฮเปอร์ลิงก์ทั่วไปหรือการตรวจสอบข้อมูลพื้นฐาน ลิงก์ธรรมดาจะพาคุณออกจากกระบวนการทำงานของคุณและไปยังแท็บอื่น แต่กับชิปอัจฉริยะ คุณสามารถดูตัวอย่าง ทำความเข้าใจ และดำเนินการกับข้อมูลในขณะที่ยังอยู่ในที่เดิมได้

ความแตกต่างอีกประการหนึ่งคือวิธีที่ชิปอัจฉริยะทำงานภายในเซลล์ Google จะจัดการกับมันเป็น "chipRuns" ซึ่งหมายความว่าพวกมันสามารถอยู่ร่วมกับข้อความธรรมดาได้อย่างเป็นธรรมชาติ เซลล์เดียวสามารถอ่านบางอย่างเช่น "@Adaeze Uche กำลังตรวจสอบ @University of Buffalo Docs" โดยทั้งสององค์ประกอบยังคงสามารถโต้ตอบได้อย่างเต็มที่ แทนที่จะกระโดดจากหน้าต่างหนึ่งไปยังหน้าต่างหนึ่งหรือแท็บหนึ่งไปยังอีกแท็บหนึ่ง คุณจะมีข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับผู้รับมอบหมายและเอกสารอยู่รวมกันในที่เดียว

การเพิ่มชิปอัจฉริยะลงในชีตของคุณนั้นค่อนข้างง่าย โดยปกติฉันจะเริ่มจากการพิมพ์สัญลักษณ์ "@" ในเซลล์ ซึ่งจะปรากฏเมนูของคน ไฟล์ วันที่ เหตุการณ์ปฏิทิน ส่วนประกอบ และสื่อต่าง ๆ ตามที่ฉันพิมพ์ สำหรับชิปที่ไม่ปรากฏในเมนูนั้น เช่น ชิปการเงิน คุณสามารถใช้แถบเมนูด้านบนและเลือก แทรก - > ชิปอัจฉริยะ ตัวเลือกเดียวกันนี้ยังสามารถใช้ได้โดยคลิกขวาที่เซลล์ใด ๆ แล้วเลือก ชิปอัจฉริยะ

ชิปอัจฉริยะเข้ากับการทำงานประจำวันใน Google ชีตของฉันได้อย่างไร

ค้นหาน้อยลง ผิดพลาดน้อยลง และทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น

การปรับปรุงที่ใหญ่ที่สุดที่ชิปอัจฉริยะนำมาสู่กระบวนการทำงานของฉันคือวิธีที่ฉันมอบหมายงานให้สมาชิกในทีม แทนที่จะใช้คอลัมน์เพื่อใส่ชื่อเป็นข้อความธรรมดาหรือที่อยู่อีเมล ตอนนี้ฉันใช้ชิปคนได้แล้ว ฉันยังสามารถกำหนดคอลัมน์ทั้งหมดให้เป็นคอลัมน์ชิปคน ซึ่งทำให้ข้อมูลของฉันสม่ำเสมอและคลิกได้

เมื่อคุณมีรายชื่ออีเมลอยู่แล้ว Sheets จะให้คุณเน้นชื่อเหล่านั้นและแปลงทั้งหมดในครั้งเดียวโดยเลือก แทรก -> ชิปอัจฉริยะ -> แปลงเป็นชิปบุคคล คุณยังสามารถควบคุมการแสดงชื่อ ไม่ว่าจะเป็นชื่อเต็ม การจัดรูปแบบนามสกุลมาก่อน หรือแค่ที่อยู่อีเมล เพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ เลือกเซลล์ที่เกี่ยวข้อง คลิก รูปแบบ บนเมนูด้านบน เลื่อนเมาส์ไปที่ ชิปอัจฉริยะ และเลือกสไตล์การแสดงผล

ไฟล์ชิปมีผลกระทบที่เห็นได้ชัดเช่นกัน แทนที่จะวาง URL ที่ยาวและรก คุณสามารถวางลิงก์จาก Drive และกด Tab เพื่อแปลงเป็นชิปสะอาดทันที เมื่อชีตมีลิงก์อยู่แล้ว คุณสามารถแปลงลิงก์เหล่านั้นในลักษณะเดียวกับชิปบุคคลโดยการเลือก แทรก -> ชิปอัจฉริยะ -> แปลงเป็นชิปไฟล์ ซึ่งจะทำให้การดูสเปรดชีตง่ายขึ้นมากและช่วยให้คุณเห็นรายละเอียดไฟล์ได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดอะไรในแท็บใหม่

วันที่และสถานที่ก็ง่ายขึ้นเช่นกัน การพิมพ์ @date, @today หรือแม้แต่บางอย่างที่เป็นการสนทนาเช่น @next Tuesday จะเปิดตัวเลือกวันที่แบบภาพหรือแทรกวันที่ที่ถูกต้องทันที แค่ใช้ชื่อสถานที่ (เช่น @Sheraton Hotel) คุณก็สามารถสร้างชิปแผนที่ที่จะเปิดตัวอย่างโต้ตอบพร้อมคำแนะนำ รูปภาพ รีวิว และรายละเอียดอื่น ๆ ได้โดยตรงบนชีตของคุณ สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย ๆ แต่จะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก

สําหรับการติดตามความคืบหน้าฉันแทนที่ดรอปดาวน์จํานวนมากด้วยชิปสถานะโครงการเนื่องจากสามารถแทรกและกําหนดรหัสสีได้อย่างรวดเร็วในลักษณะที่ใช้งานได้ดีตั้งแต่แกะกล่อง นอกจากนี้คุณยังจะพบตัวเลือกต่างๆ เช่น ขนาด ลําดับความสําคัญ สถานะรีวิว และใช่/ไม่ใช่ แทนที่จะใช้เวลากําหนดค่ากฎตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถเน้นเซลล์ที่เกี่ยวข้อง พิมพ์ "@" แล้วเลือกดรอปดาวน์ ชีตจะแสดงการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลใน Google ชีตทันที และเมื่อคุณคลิกเสร็จสิ้น ทุกอย่างจะพร้อมใช้งาน

ชิปอัจฉริยะจะเริ่มมีประโยชน์มากเมื่อฉันแชร์ชีตของฉันกับผู้อื่น การเลื่อนเมาส์ไปเหนือชิปของบุคคลช่วยให้ผู้ร่วมงานสามารถกำหนดเวลาการประชุมหรือเริ่มการสนทนาได้ การเลื่อนเมาส์ไปเหนือชิปไฟล์จะแสดงว่าไฟล์นั้นเป็นปัจจุบันหรือไม่และใครเป็นเจ้าของ แม้ว่าสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ของสเปรดชีตยังต้องจัดการแยกกัน แต่ชิปอัจฉริยะช่วยลดความยุ่งยากในการหาว่าสิ่งต่าง ๆ อยู่ที่ไหนและใครเป็นผู้รับผิดชอบ

ยังมีชั้นที่ก้าวหน้ากว่าสำหรับชิปอัจฉริยะ เมื่อเซลล์มีชิปผู้คน คุณสามารถใช้สูตรแบบจุด-โน้ตเช่น [=A1.email] หรือ [=A1.name] เพื่อดึงข้อมูลโปรไฟล์เข้าสู่เซลล์ใกล้เคียงโดยอัตโนมัติ ชิปไฟล์ก็ทำงานในลักษณะเดียวกัน ทำให้คุณสามารถดึงรายละเอียดเช่น เจ้าของ เวลาในการสร้าง ประเภทไฟล์ หรือชื่อไฟล์โดยใช้สมการเช่นนี้:

=A1.[file name] 

นอกจากนี้ คุณสามารถดึงข้อมูลเมตาดาต้าโดยใช้เครื่องมือดึงข้อมูลที่มีอยู่ใน Sheets โดยคลิกขวาที่เซลล์ที่มีชิปอัจฉริยะ เลือก การดึงข้อมูล และเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการในแถบด้านข้าง เมื่อคุณคลิก ดึงข้อมูล Sheets จะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติ

เมื่อเซลล์ของคุณมีบริบท Excel จะไม่ทำให้คุณช้าลง

ด้วยการดึงผู้คน ไฟล์ วันที่ และข้อมูลสดเข้าสู่เซลล์ของคุณโดยตรง ชิปอัจฉริยะจะเปลี่ยนสเปรดชีตของคุณให้ใกล้เคียงกับแดชบอร์ด เซลล์แต่ละช่องกลายเป็นจุดเข้าถึงไปยังงานส่วนอื่น ๆ ของคุณ แทนที่จะเป็นทางตัน แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างแท็บและเครื่องมือเพื่อเก็บบริบท คุณสามารถเห็นสิ่งที่สำคัญ ลงมือทำ และก้าวไปข้างหน้าโดยไม่เสียสมาธิหรือออกจากสเปรดชีต

ชิปอัจฉริยะใช้งานฟรีและง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ ซึ่งทำให้ยากที่จะหาสาเหตุที่จะไม่เริ่มใช้งานมันทันที