ฉันคิดว่าฉันจำเป็นต้องใช้แอปจ่ายเงินเพื่อทำให้อัตโนมัติ — Google Sheets มีฟีเจอร์นี้อยู่แล้ว

ถ้าคุณเคยจัดการกลุ่ม WhatsApp ที่มีสมาชิกมากกว่า 100 คนได้สำเร็จ คุณก็จะรู้ดีว่าข้อความอวยพรวันเกิดมีความสำคัญแค่ไหน คนจดจำได้เมื่อพวกเขาได้รับการฉลอง และพวกเขาก็สังเกตเห็นแน่นอนเมื่อไม่ได้รับการฉลอง

เนื่องจากสมาชิกทุกคนกรอกแบบฟอร์มประวัติส่วนตัวเมื่อเข้าร่วมกลุ่มของฉัน ฉันจึงมีรายละเอียดทั้งหมดของพวกเขาอยู่ในสเปรดชีตของ Google Sheets รวมถึงชื่อ วันเกิด และข้อมูลอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์ กิจวัตรประจำวันของฉันเคยเป็นการเปิดชีต, สแกนหา วันที่ปัจจุบัน, หาแถวที่ตรงกัน, ดึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง, เขียนข้อความส่วนตัว, และโพสต์ไปยังกลุ่ม ในวันที่ดี กระบวนการนั้นใช้เวลาประมาณสิบ นาที แต่ในวันที่ยุ่งก็ไม่เกิดขึ้นเลย

ระบบอัตโนมัติเป็นขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน แต่ฉันสมมติว่ามันจะมีค่าใช้จ่าย ปรากฏว่าฉันกำลังมองข้ามบางสิ่งที่ง่ายกว่ามาก เพราะ Google Sheets มีทุกสิ่งที่ฉันต้องการอยู่แล้ว

เปลี่ยน Google ชีตให้เป็นผู้ช่วยวันเกิด

การผสมผสานของเทมเพลต สคริปต์ และความช่วยเหลือเล็กน้อยจาก Gemini

การค้นหาอย่างรวดเร็วด้วยคำว่า "อัตโนมัติส่งข้อความวันเกิดใน WhatsApp" จะพาคุณเข้าสู่โลกของเครื่องมือและการรวมระบบที่ต้องจ่ายเงิน คุณจะพบแอปที่ซิงค์กับ WhatsApp Business สัญญาการส่งข้อความตามกำหนดเวลา และมีแดชบอร์ดที่ดูดี ทั้งหมดนี้ต้องจ่ายเป็นค่าบริการรายเดือน ฉันได้สำรวจบางส่วนของมัน และข้อจำกัดก็ปรากฏชัดทันที

ประการแรก พวกเขาใช้เพียง WhatsApp Business เท่านั้น แทนที่จะเป็น WhatsApp ปกติที่คนส่วนใหญ่ใช้ ประการที่สอง พวกเขาถูกออกแบบมาสำหรับการส่งข้อความแบบตัวต่อตัว ไม่ใช่สำหรับโพสต์ในกลุ่ม ประการที่สาม ไม่มีตัวไหนที่ฟรี

ในตอนนั้น ฉันก็เปลี่ยนความสนใจไปที่ Google Workspace ซึ่งฉันสามารถเข้าถึงได้แล้ว การตั้งค่าที่ฉันได้ลงเอยด้วยนั้นพึ่งพาส่วนประกอบสามอย่าง: แบบข้อความใน Google Docs, สคริปต์ Google Sheets เพื่อจัดการตรรกะ และทริกเกอร์ Apps Script เพื่อให้ทุกอย่างทำงานโดยอัตโนมัติ

ฉันเริ่มต้นโดยสร้างเทมเพลตข้อความวันเกิดใน Google Docs โดยใช้ตัวแทนสำหรับรายละเอียดที่ฉันต้องการดึงมาจากสเปรดชีต เช่น ชื่อสมาชิก ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ หรือรายละเอียดส่วนตัวอื่น ๆ มันทำงานเหมือนกับการรวมจดหมาย แต่แทนที่จะสร้างจดหมายหรืออีเมล ฉันกำลังเตรียมข้อความ WhatsApp

ต่อไป ฉันเปิดสเปรดชีต Google Sheets ของฉัน ซึ่งได้เชื่อมต่อกับ Google Form ที่เก็บข้อมูลสมาชิกแล้ว และไปที่แท็บ Extensions เพื่อเข้าถึง Apps Script เนื่องจากฉันไม่ใช่นักพัฒนา ฉันจึงพึ่งพา Google Gemini ช่วยเขียนโค้ดให้ ฉันให้คำสั่งกับเครื่องมือ AI อย่างชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการ: ทุกครั้งที่สคริปต์ทำงาน มันควรตรวจสอบสเปรดชีตว่ามีวันเกิดใดตรงกับวันปัจจุบันหรือไม่ หากพบ มันควรสร้างสำเนาของเอกสารแม่แบบหลัก แทนที่เครื่องหมายจุดว่างด้วยรายละเอียดของสมาชิกคนนั้น บันทึกเอกสารใหม่ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะใน Google Drive และส่งอีเมลถึงฉันเพื่อให้ฉันทราบว่าพร้อมใช้งานแล้ว นี่คือโค้ดที่ฉันได้จาก Gemini:

ฉันไม่จำเป็นต้องแก้ไขโค้ดที่สร้างขึ้นเลย แม้ว่าฉันจะไม่แน่ใจว่าตัวเองจะสามารถแก้ไขมันได้สำเร็จหากทำเอง หากคุณมีประสบการณ์ในการเขียนโค้ด คุณจะปรับแต่งสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น แม้ว่าคุณจะไม่มี คุณก็ยังสามารถได้ผลลัพธ์ที่ดีตราบใดที่คุณอธิบายอย่างชัดเจนว่าต้องการให้โค้ดทำอะไร Gemini จัดการได้ดีสำหรับฉัน แต่คุณก็สามารถใช้ Claude, ChatGPT หรือแชทบอท AI ตัวอื่น ๆ เพื่อสร้างของคุณได้เช่นกัน

เมื่อ Apps Script เปิดไฟล์ Code.gs เริ่มต้นแล้ว ฉันลบเนื้อหาของมันและวางสคริปต์ที่สร้างขึ้น เพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้ ฉันต้องใส่รหัสสำคัญสองอย่าง: รหัสเอกสารจาก URL ของ Google Docs (สตริงระหว่าง "/d/" และ "/edit") และรหัสโฟลเดอร์จาก URL ของโฟลเดอร์ Google Drive (สตริงหลัง "/folders/") หลังจากเพิ่มสิ่งเหล่านั้นแล้ว ฉันบันทึกโครงการและคลิก Run

ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้สคริปต์ Google จะขอให้คุณอนุญาต คุณจะต้องผ่าน ตรวจสอบสิทธิ์ จากนั้น ขั้นสูง และสุดท้ายเลือก ไปยัง [ชื่อโครงการ] (ไม่ปลอดภัย) ก่อนที่จะอนุมัติสิทธิ์ที่จำเป็น สิทธิ์ทุกอย่างที่สคริปต์ร้องขอเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างถูกต้อง ดังนั้นจึงสำคัญที่จะไม่ข้ามสิทธิ์ใด ๆ

ตั้งค่ากระบวนการทำงานให้อัตโนมัติ

กำหนดมันครั้งเดียว แล้วคุณจะไม่ต้องคิดถึงมันอีกเลย

เมื่อโค้ดถูกทดสอบและทำงานได้ ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันทำงานทุกวันโดยไม่ต้องมีการป้อนข้อมูลจากฉัน ในแถบด้านข้างของ Apps Script ฉันคลิกที่ตัวเลือก Triggers (ไอคอนนาฬิกาปลุก) และเลือก Add Trigger จากนั้นฉันตั้งแหล่งเหตุการณ์เป็น Time-driven เลือก Day timer และเลือกช่วงเวลาระหว่าง 9am ถึง 10am หลังจากบันทึกการตั้งค่าเหล่านั้น ทุกอย่างก็พร้อมใช้งาน

ตอนนี้ ทุกเช้าในช่วงเวลานั้น สคริปต์จะทำงานเบื้องหลัง หากวันนั้นมีวันเกิด เอกสารใหม่จะปรากฏในโฟลเดอร์ไดรฟ์ที่ฉันกำหนดไว้ และฉันจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล ในตอนนั้น สิ่งที่ฉันต้องทำคือเปิดเอกสาร คัดลอกข้อความที่กรอกไว้ล่วงหน้า และวางลงในกลุ่ม กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที

คุณก็อาจจะไม่จำเป็นต้องมีแอปอื่นด้วยเช่นกัน

Google Workspace จะทรงพลังมากขึ้นเมื่อคุณเริ่มเชื่อมต่อส่วนต่าง ๆ ของมัน และอุปสรรคในการเริ่มต้นนั้นต่ำกว่าที่คุณอาจคิด ในกรณีส่วนใหญ่ สิ่งที่คุณต้องมีจริง ๆ คือบัญชี Google ซึ่งคุณสามารถสร้างได้แม้ไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อเริ่มใช้งาน

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักพัฒนาเพื่อให้สิ่งแบบนี้ใช้งานได้; คุณแค่ต้องมีความอยากรู้อยากเห็นเพียงพอที่จะสำรวจเครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้ว หากคุณกำลังจัดการชุมชนใด ๆ ที่ข้อมูลสมาชิกอยู่ในสเปรดชีต มีโอกาสดีว่าการทำงานอัตโนมัติขั้นต่อไปที่มีประโยชน์ซึ่งคุณกำลังมองหาอาจอยู่ในระยะที่เข้าถึงได้แล้ว