6 การสร้างภาพข้อมูลใน Excel ที่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณสามารถทำได้ในเวลาไม่ถึง 10 นาที

Excel ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อทำงานกับข้อมูล แต่ตารางตัวเลขขนาดใหญ่สามารถทำให้ยากต่อการสแกนอย่างรวดเร็ว โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะการออกแบบขั้นสูงเพื่อทำให้สเปรดชีตของคุณมีข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น ไม่ว่าคุณจะสร้างรายงานด่วนหรือแดชบอร์ดขั้นสูง เทคนิคการสร้างภาพง่ายๆ เหล่านี้สามารถช่วยให้คุณมองเห็นแนวโน้ม สรุปข้อมูล และนำเสนอข้อมูลได้อย่างชัดเจนภายในไม่กี่นาที

สร้างแผนภูมิแท่งหรือเส้นแบบง่ายจากข้อมูลของคุณ

เปลี่ยนตัวเลขของคุณให้เป็นกราฟด้วยความพยายามน้อยที่สุด

แผนภูมิเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากสเปรดชีตให้เป็นสิ่งที่มองเห็นได้ และตารางใน Excel ทำให้กระบวนการนี้ตรงไปตรงมามาก

1. เลือก คอลัมน์ เฉพาะที่คุณต้องการแสดงผล (เช่น แค่คอลัมน์ "สินค้า" และ "กำไร")
2. เปิดแท็บ แทรก
3. เป็นจุดเริ่มต้น ให้เลือกแผนภูมิ คอลัมน์แบบจัดกลุ่ม (เพื่อเปรียบเทียบค่าข้ามหมวดหมู่) หรือแผนภูมิ เส้น (เพื่อแสดงแนวโน้มตามเวลา)

หลังจากที่คุณเลือกประเภทของแผนภูมิ Excel จะสร้างภาพตัวแทนพื้นฐานของข้อมูลที่คุณเลือก

คุณสามารถจัดรูปแบบแผนภูมิของคุณโดยการคลิกขวาที่องค์ประกอบใด ๆ ของแผนภูมิ (เช่น แถบหรือแกน) และเลือกตัวเลือก จัดรูปแบบ ที่ปรากฏตามบริบท หรืออีกวิธีหนึ่ง ใช้ปุ่ม + (เมนู องค์ประกอบแผนภูมิ) เพื่อเพิ่มหรือลบสิ่งต่าง ๆ เช่น ชื่อ เรื่อง ป้าย และเส้นตารางได้อย่างรวดเร็ว

สรุปชุดข้อมูลขนาดใหญ่ด้วย PivotTable และ PivotChart

จัดกลุ่มข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ

แผนภูมิมาตรฐานเหมาะกับตารางขนาดเล็ก แต่สำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ คุณสามารถสรุปทุกอย่างด้วย PivotTable และแสดงผลทันทีด้วย PivotChart

ในการตั้งค่าคู่หูไดนามิกนี้:

1. เลือกตาราง Excel ของคุณ จากนั้นคลิก แทรก > ตารางสรุป
2. เลือกตำแหน่งที่จะวางตารางใหม่ ผมมักจะเลือก แผ่นงานใหม่ เสมอ เพื่อให้มีการแยกชัดเจนระหว่างข้อมูลดิบกับการแสดงผล
3. ลาก ฟิลด์เชิงหมวดหมู่ ของคุณ (เช่น ผลิตภัณฑ์หรือประเทศ) ไปยัง แถว และลาก ฟิลด์ตัวเลข ของคุณ (เช่น ยอดขายหรือกำไร) ไปยัง ค่าต่างๆ—แล้วดูว่า PivotTable ของคุณปรากฏขึ้นแบบเรียลไทม์
4. เลือกเซลล์ใน PivotTable ที่คุณสร้างขึ้นใหม่
5. ไปที่แท็บ วิเคราะห์ PivotTable และคลิก PivotChart เพื่อสร้างกราฟิก

ตอนนี้คุณมีตาราง PivotTable แบบไดนามิกที่สรุปข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ และมี PivotChart ที่เชื่อมโยงกันซึ่งแสดงภาพข้อมูลแบบเรียลไทม์ในขณะที่คุณปรับโครงสร้างพื้นฐาน

เพิ่มตัวกรองแบบโต้ตอบสำหรับการกรองแดชบอร์ดแบบไดนามิก

จัดเตรียมตัวควบคุมการนำทางด้วยภาพ

แผนภูมิคงที่จะแสดงเพียงส่วนเดียวของข้อมูลในแต่ละครั้ง ในการทำให้แผนภูมิของคุณมีความโต้ตอบได้จริงโดยไม่บังคับให้ผู้ใช้ต้องนำทางตัวกรองสเปรดชีตแบบเลื่อนลงที่ใช้งานลำบาก คุณสามารถสร้างอินเทอร์เฟซแดชบอร์ดภาพด้วยการใช้ตัวคั่นข้อมูล

เพื่อเพิ่มตัวควบคุมภาพ

1. เลือกตาราง Excel, PivotTable หรือ PivotChart ของคุณแล้วเปิดแท็บ แทรก
2. คลิก Slicer
3. ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ หมวดหมู่ที่คุณต้องการกรอง เช่น ภูมิภาค วันที่ หรือพนักงาน และคลิก ตกลง
4. วางเมนูลอยของปุ่มที่คลิกได้ทางด้านขวา ถัดจาก หรือ เหนือ ตารางหรือกราฟของคุณ

ใครก็ตามที่ดูสเปรดชีตสามารถคลิกเพื่อกรองข้อมูลแบบเห็นผลในเวลาจริงได้แล้ว

ใช้ Sparklines ในเซลล์เพื่อดูแนวโน้มข้อมูลขนาดกะทัดรัด

ติดตามการเปลี่ยนแปลงในเซลล์เดียว

แผนภูมิเข็มเต็มขนาดไม่จำเป็นต้องเหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดรูปแบบสเปรดชีตของคุณเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสเปรดชีตของคุณใกล้จะดูรกเกินไปแล้ว Sparklines แก้ปัญหานี้โดยการวาดกราฟเส้นหรือแท่งขนาดเล็กโดยตรงภายในเซลล์

ในการสร้างชาร์ตจิ๋วเหล่านี้:

1. สร้างคอลัมน์ใหม่ในตารางของคุณชื่อ Visual
2. เลือก คอลัมน์ ที่คุณต้องการแสดงผล
3. เปิดแท็บ แทรก
4. ในกลุ่ม Sparklines ให้คลิก Line, Column หรือ Win/Loss
5. เปิดใช้งานช่อง ขอบเขตตำแหน่ง จากนั้นเลือกคอลัมน์ ภาพ

เมื่อคุณคลิก ตกลง Excel จะใส่สปาร์คไลน์ในแต่ละเซลล์ของคอลัมน์ Visual เพื่อสรุปแบบแผนสำหรับแต่ละแถว

ไฮไลต์แนวโน้มด้วยสเกลสีของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ออกแบบแผนที่ความร้อนทันที

สีช่วยให้มองเห็นรูปแบบที่อาจถูกซ่อนอยู่ในตารางตัวเลขขนาดใหญ่ได้ง่ายขึ้น การเปลี่ยนตารางขนาดใหญ่ของตัวเลขทางการเงินหรือประสิทธิภาพให้เป็นแผนที่ความร้อนที่มีรหัสสีช่วยให้ใครก็ตามสามารถสแกนแผ่นงานและสังเกตค่าสูงสุดและต่ำสุดได้ภายในไม่กี่วินาที

เพื่อสร้างแผนที่ความร้อนที่ชัดเจน:

1. เลือก ตัวเลขเป้าหมาย ของคุณในตารางข้อมูล
2. คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ในแท็บ หน้าแรก
3. วางเมาส์เหนือ สีสเกล จากนั้นเลือกหนึ่งในตัวเลือกเริ่มต้นหรือคลิก กฎเพิ่มเติม เพื่อเลือกสีของคุณเอง

จากนั้น Excel จะใช้สเกลสีกับช่วงที่เลือก

สร้างแผนภูมิแท่งแบบกำหนดเองโดยใช้ฟังก์ชัน REPT

สร้างกราฟิกแบบข้อความที่มีน้ำหนักเบา

แม้ว่า Excel จะมีแถบข้อมูลในเมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอยู่แล้ว แต่พวกมันอาจรู้สึกจำกัดหากคุณต้องการควบคุมรูปลักษณ์สุดท้ายมากขึ้น แทนที่จะใช้วิธีนั้น คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน REPT เพื่อสร้างแผนภูมิจากบล็อกข้อความที่แน่นได้

ในการสร้างบาร์ตามสูตร:

1. เพิ่มคอลัมน์ในตารางของคุณชื่อ Visual
2. เลือกคอลัมน์ Visual ใหม่ของคุณ และเปลี่ยนแบบอักษรเป็น Playbill หรือ Britannic Bold อักษรเหล่านี้จะบีบอักขระแต่ละตัวให้เป็นแท่งแน่นโดยไม่มีช่องว่าง

3. ในเซลล์แรก พิมพ์:

   =REPT("|", ROUND([@Score],0))

โดยที่ [@Score] คือคอลัมน์ที่คุณต้องการแสดงภาพ จากนั้นกด Enter เพื่อสร้างกราฟิกบล็อก หากคุณใช้ตาราง Excel การแสดงภาพจะขยายลงตามคอลัมน์โดยอัตโนมัติและอัปเดตเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในตาราง

4. เลือก สีตัวอักษร ที่คุณต้องการหรือใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อให้รูปลักษณ์สมบูรณ์

เนื่องจากนี่เป็นภาพที่อิงจากข้อความ คุณอาจจำเป็นต้องปรับขนาดค่าขึ้นหรือลงขึ้นอยู่กับตัวเลข คุณสามารถทำได้โดยการหารหรือคูณการอ้างอิงคอลัมน์ด้วยตัวเลขที่กำหนด เช่น 10:

=REPT("|", ROUND([@Score]/10, 0))

หรือ

=REPT("|", ROUND([@Score]*10, 0))

กุญแจสำคัญคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้การดำเนินการเดียวกันตลอดแนวคอลัมน์เพื่อให้การแสดงผลสามารถเปรียบเทียบได้โดยตรง

ยกระดับกราฟของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงรูปลักษณ์แบบ 'Excel' มาตรฐาน

แผนภูมิใน Excel ใช้งานได้ดีทันทีที่สร้าง แต่จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อคุณผสมผสานกับการปรับรูปแบบ สูตร และวิธีการสร้างภาพแทนแบบอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับแก้แผนภูมิเส้นเพื่อสร้างไทม์ไลน์แบบไดนามิก ใช้ภาพและไอคอนเป็นคอลัมน์ของแผนภูมิ หรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและสูตรง่าย ๆ เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์แบบไดนามิก