ฉันเลิกใช้ Notion แล้วไปใช้ Excel แทน และการทำงานของฉันก็ไม่ต่อสู้กับฉันอีกต่อไป

ฉันชอบ Notion จนกระทั่งพื้นที่ทำงานของฉันเริ่มจัดการได้ยากกว่าภารกิจที่อยู่ข้างใน การย้ายการทำงานของฉันไปยัง Excel ทำให้ฉันมีระบบที่เร็วขึ้น รองรับการใช้งานแบบออฟไลน์ ที่สร้างขึ้นจากตาราง ฟิลเตอร์ และข้อมูลที่เป็นโครงสร้าง สิ่งที่ทำให้ฉันประหลาดใจที่สุดคือ Excel จัดการกับส่วนของ Notion ที่ฉันใช้ทุกวันได้อย่างเป็นธรรมชาติ

ทำไมฉันถึงเลิกใช้ฐานข้อมูลคลาวด์ของ Notion

การบำรุงรักษาพื้นที่ทำงานมากเกินไป

อินเทอร์เฟซที่สะอาดของ Notion ฐานข้อมูลที่ยืดหยุ่น และเครื่องมือในพื้นที่ทำงานที่ปรับแต่งอย่างประณีต ทำให้มันรู้สึกเหมือนเป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบในการจัดระเบียบทุกอย่าง—และในช่วงเวลาหนึ่ง มันก็เป็นเช่นนั้น จากนั้นการตั้งค่าของฉันค่อย ๆ กลายเป็นโครงการของตัวมันเอง สิ่งที่เริ่มต้นจากตัวติดตามงานง่าย ๆ กลายเป็นหลายแดชบอร์ด ฐานข้อมูลที่เชื่อมโยง หน้าซ้อน และแม่แบบที่ฉันปรับแต่งอยู่ตลอดแทนที่จะใช้งานจริง ทุกเวิร์กโฟลว์ใหม่ดูเหมือนจะสร้างชั้นของการบำรุงรักษาอีกชั้นหนึ่ง

จุดแตกหักเกิดขึ้นระหว่างเที่ยวบินเมื่อฉันจำเป็นต้องตรวจสอบโน้ตโครงงานที่เกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาบทความ Wi-Fi ที่สนามบินไม่เสถียร Notion ซิงค์ข้อมูลได้ลำบาก และหน้าที่ฉันต้องการก็ไม่โหลดเต็มที่ นั่นคือช่วงเวลาที่ฉันตระหนักว่ากระบวนการทำงานทั้งหมดของฉันขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร แอปคลาวด์ในโหมดออฟไลน์พัฒนาไปมากแล้ว แต่ก็ยังไม่สามารถเทียบความน่าเชื่อถือกับไฟล์ท้องถิ่นที่เปิดและใช้งานได้ทันที

ฉันสังเกตด้วยว่า ส่วนใหญ่ของกระบวนการทำงานประจำวันของฉันมีโครงสร้างมากกว่าที่จะสร้างสรรค์ ฉันไม่ได้สร้างฐานความรู้ขนาดใหญ่หรือตำราวิกิร่วมของบริษัท — ฉันเพียงแค่ต้องการติดตามงาน ตารางเวลาการเผยแพร่ ป้ายสถานะ บันทึกด่วน และมุมมองโครงการที่กรองแล้ว นี่คือประเภทของงานที่สเปรดชีตทำได้ดีพอดี

ยิ่งฉันคิดเกี่ยวกับมันมากเท่าไหร่ Excel ก็ยิ่งเริ่มมีเหตุผลมากขึ้นเท่านั้น Excel รุ่นล่าสุด โดยเฉพาะเวอร์ชันเดสก์ท็อป ครอบคลุมรูปแบบการจัดระเบียบหลายแบบที่ฉันใช้ใน Notion แล้ว ฉันแค่ต้องหยุดคิดว่ามันเป็นสเปรดชีตแบบดั้งเดิมและเริ่มใช้มันเหมือนฐานข้อมูลท้องถิ่นน้ำหนักเบา

วิธีที่ฉันสร้างระบบฐานข้อมูลน้ำหนักเบาโดยใช้ตารางและตัวกรองใน Excel

ทำสำเนาเฉพาะสิ่งจำเป็นเท่านั้น

แทนที่จะพยายามสร้าง Notion ขึ้นมาใหม่ทีละฟีเจอร์ ผมมุ่งเน้นไปที่เครื่องมือที่ใช้ทุกวันเท่านั้น แกนกลางของการตั้งค่าคือสมุดงาน Excel เพียงเล่มเดียวที่มีสี่แผ่นงาน: แดชบอร์ด, รายการงานหลัก, หน้าของโครงการ และคลังเก็บ

ในขณะที่แผ่นงานอื่นมีไว้เพียงเพื่อรวมยอดรวมหรือเก็บงานที่เสร็จสมบูรณ์ แผ่นงานงานของฉันทำหน้าที่เป็นพื้นฐานที่ใช้งานได้สำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง แถวแต่ละแถวประกอบด้วย:

• ชื่อของงาน
• ประเภทโครงการ
• สถานะ
• วันครบกำหนด
• ระดับความสำคัญ

สำหรับกระบวนงานของฉัน นั่นครอบคลุมเกือบทุกอย่าง

จุดเปลี่ยนที่แท้จริงคือการใช้ตาราง Excel (Ctrl+T) แทนการใช้เซลล์สเปรดชีตธรรมดา การกรองข้อมูลจะง่ายขึ้น การจัดรูปแบบคงที่ และสูตรคำนวณสามารถขยายได้สะอาดขึ้นเมื่อโต๊ะเติบโตขึ้น ทันใดนั้น เวิร์กบุ๊กก็รู้สึกเหมือนเป็นแอปฐานข้อมูลที่เหมาะสมมากกว่าสเปรดชีตธรรมดา

ในการสร้างแท็กสไตล์ Notion ขึ้นใหม่ ผมใช้การตรวจสอบข้อมูลเพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับสถานะและลำดับความสำคัญ และใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อระบายสีรายการโดยอัตโนมัติ แทนที่จะพิมพ์ป้ายกำกับอย่าง "กำลังดำเนินการ" หรือ "รอ" ด้วยตนเองและจัดรูปแบบเซลล์ ผมสามารถเลือกจากรายการที่สะอาดเพียงคลิกเดียว และสีของมันจะเปลี่ยนทันที การเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ เหล่านี้ทำให้สเปรดชีตดูสอดคล้องมากขึ้น จัดการได้ง่ายขึ้น และสามารถมองเห็นภาพรวมได้เร็วขึ้นทันที

ฉันยังได้เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ (Ctrl+K) โดยตรงภายในเซลล์สำหรับเอกสารวิจัย ร่างบทความ และวัสดุอ้างอิง ตัวอย่างเช่น ตัวติดตามบทความของฉันมีลิงก์ตรงไปยังโครงร่าง โฟลเดอร์ภาพ และร่างที่เผยแพร่โดยไม่จำเป็นต้องใช้แอปเวิร์กสเปซแยกต่างหากเพื่อรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน

ฟีเจอร์ Notes กลายเป็นประโยชน์เช่นกัน แทนที่จะยัดบริบทจำนวนมากลงในเซลล์สเปรดชีตเล็ก ๆ ฉันจะแนบโน้ตด่วนกับงานทุกครั้งที่ฉันต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม

สิ่งหนึ่งที่ฉันไม่คาดคิดคือทุกอย่างรู้สึกเร็วขึ้นมากเมื่อเทียบกับพื้นที่ทำงานบนเว็บเบราว์เซอร์ มุมมองที่กรองขนาดใหญ่จะอัปเดตอย่างรวดเร็ว ลัดคีย์บอร์ดใช้งานได้ทุกที่ และการเลื่อนผ่านหลายร้อยแถวโดยทั่วไปรู้สึกลื่นไหลกว่าการนำทางเว็บเพจหลายชั้น

วิธีที่ฉันทำให้ Excel รู้สึกน้อยเหมือนสเปรดชีตและมากขึ้นเหมือนพื้นที่ทำงาน

การปรับแต่งอินเทอร์เฟซเล็กๆ เปลี่ยนทุกอย่าง

เหตุผลหนึ่งที่ผู้คนสนใจแอปอย่าง Notion คือการนำเสนอ โดยค่าเริ่มต้น Excel ยังคงดูเหมือนซอฟต์แวร์บัญชีจากยุคอื่น โชคดีที่เพียงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยไม่กี่อย่างก็สามารถทำให้รู้สึกสะอาดตาอย่างมาก

สิ่งแรกที่ฉันทำคือการลบเส้นกริดผ่านแท็บ View การปรับเพียงอย่างเดียวนี้ทำให้สมุดงานดูไม่น่ากลัวและเหมือนแอปพลิเคชันสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพโดยเฉพาะมากขึ้น จากนั้นฉันก็ทำให้รูปแบบเรียบง่ายขึ้นโดยใช้:

• ฟอนต์ที่สอดคล้องกัน
• สีที่อ่อนลง
• ส่วนหัวที่สะอาดขึ้น
• เว้นระยะห่างระหว่างส่วนให้กว้างขึ้น

การปรับปรุงความสะดวกในการใช้งานที่ใหญ่ที่สุด อย่างไรก็ตาม มาจาก Slicers (ผ่านแท็บ แทรก) เนื่องจากข้อมูลถูกผูกโดยตรงกับตาราง Excel ฉันจึงสามารถเพิ่มปุ่มตัวกรองภาพสำหรับหมวดหมู่โครงการ ลำดับความสำคัญ และสถานะงาน เมื่อเปรียบเทียบกับการเปลี่ยนมุมมองใน Notion Slicers รู้สึกเร็วกว่าและมีความเป็นรูปธรรมมากกว่าในกระบวนการทำงานของฉัน

ทำไม Excel บนเดสก์ท็อปถึงจัดการเวิร์กโฟลว์ของฉันได้ดีกว่าบนคลาวด์

ความเร็ว การคำนวณ และภาระทางจิตใจที่ลดลง

สิ่งที่ทำให้ประหลาดใจที่สุดหลังจากเปลี่ยนจาก Notion มาเป็น Excel คือความเหนื่อยทางจิตใจลดลงมาก แค่ใช้ Notion ผมก็รู้สึกอยากจะปรับแต่งพื้นที่การทำงานตลอดเวลา:

• การจัดระเบียบแผงควบคุมใหม่
• การจัดเรียงฐานข้อมูลใหม่
• การทดสอบแม่แบบ
• ปรับแต่งเลย์เอาต์

Excel ทำให้ผมถูกดันไปสู่ระบบที่มีโครงสร้างมากขึ้นซึ่งต้องการการบำรุงรักษาน้อยลงตามธรรมชาติ เพราะทุกอย่างอยู่ภายในตารางที่ชัดเจน ผมจึงใช้เวลาน้อยลงในการจัดการระบบและมีเวลามากขึ้นในการใช้งาน ปฏิทินบรรณาธิการ ตัวติดตามโครงการ และแดชบอร์ดงานของผมทั้งหมดดึงข้อมูลจากข้อมูลที่มีโครงสร้างเดียวกันโดยไม่ต้องมีความสัมพันธ์ซับซ้อนระหว่างฐานข้อมูลหลายชุด

ประสิทธิภาพก็สำคัญกว่าที่ฉันคาดไว้ สเปรดชีตในพื้นที่เปิดได้อย่างรวดเร็ว การกรองข้อมูลเกิดขึ้นอย่างราบรื่น และสูตรคำนวณอัปเดตโดยไม่ต้องรอให้แท็บเบราว์เซอร์รีเฟรชเอง Excel ยังรู้สึกเหมาะสมกับงานที่ต้องคำนวณเยอะและมีโครงสร้าง—การอ้างอิงเซลล์ที่มีชื่อข้ามแผ่นงานทำได้ง่าย และมีพื้นที่มากขึ้นสำหรับสรุปและแดชบอร์ดโดยไม่เจอข้อจำกัดแบบมุมมองฐานข้อมูลเหมือนที่ฉันเจอใน Notion

ทั้งหมดที่กล่าวมา Notion ยังคงทำบางสิ่งได้ดีกว่า หากคุณทำงานร่วมกับทีมอย่างหนัก พึ่งพาสื่อที่ฝังอยู่ หรือจำเป็นต้องใช้เครื่องมือในการเผยแพร่ที่มีความเรียบร้อย Notion ก็ยังคงสามารถเป็นเครื่องมือหลักของคุณได้ ความยืดหยุ่นของมันเป็นเหตุผลที่ทำให้หลายคนชอบใช้งาน แต่สำหรับเวิร์กโฟลว์ส่วนบุคคลที่มุ่งเน้นการติดตามอย่างมีโครงสร้างและแดชบอร์ดที่เบา Excel กลับเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าสำหรับฉัน

การรวมขั้นตอนการทำงานของฉันเข้าใน Excel ช่วยลดความล่าช้ามากกว่าที่ฉันคาดไว้

การย้ายระบบติดตามของฉันกลับไปยังสมุดงาน Excel ในเครื่องช่วยขจัดปัญหาการโหลดช้า ลดความยุ่งเหยิงของพื้นที่ทำงาน และทำให้ฉันมีการตั้งค่าที่ใช้งานได้สมบูรณ์แบบแบบออฟไลน์ ตอนนี้ระบบอยู่เบื้องหลังซึ่งตรงกับที่ที่เครื่องมือเพิ่มผลผลิตควรอยู่ และมันเข้ากันได้อย่างลงตัวกับเวิร์กโฟลว์ของ Microsoft ที่ฉันใช้อยู่