4 โครงการ Excel ที่เป็นประโยชน์ซึ่งผู้เริ่มต้นสามารถทำเสร็จได้ภายในหนึ่งชั่วโมง

คุณกำลังจ้องไปที่ผืนน้ำของเซลล์ว่าง ๆ และไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนดีหรือเปล่า? Excel ดูน่ากลัวน้อยลงมากเมื่อคุณมองมันเป็นชุดเครื่องมือแทนที่จะเป็นการทดสอบ โครงการที่เป็นมิตรกับผู้เริ่มต้นเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างเครื่องมือติดตามและแผนงานที่ใช้ได้จริงภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมงพร้อมกับเรียนรู้ทักษะหลัก

โน้ตสั้น ๆ ก่อนที่คุณจะเริ่ม

การแปลงข้อมูลเป็นตาราง

โครงการทั้งหมดด้านล่างเกี่ยวข้องกับการแปลงช่วงข้อมูลดิบเป็นตาราง Excel และตั้งชื่อให้พวกมัน ในการทำเช่นนี้:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชุดข้อมูลของคุณมี แถวหัวเรื่อง
2. เลือก ชุดข้อมูล รวมถึงแถวหัวข้อด้วย
3. กด Ctrl+T หรือคลิก แทรก > ตาราง
4. ทำเครื่องหมายที่ ตารางของฉันมีหัวข้อ แล้วคลิก ตกลง
5. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง แล้วในแท็บ การออกแบบตาราง ให้เปลี่ยนชื่อของตารางโดยใช้ช่อง ชื่อโต๊ะ

ตกลง ดังนั้นตั้งตัวจับเวลาแล้วมาเริ่มกันเถอะ!

โครงการ 1: สร้างตัวติดตามงบประมาณส่วนตัวเพื่อควบคุมเงินสดของคุณ

การจัดการเงินของคุณด้วยคณิตศาสตร์ง่ายๆ

เครื่องติดตามงบประมาณช่วยให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าเงินของคุณไปที่ไหนโดยไม่ต้องตั้งค่าที่ซับซ้อน Excel จะจัดการโครงสร้างให้คุณ—คุณแค่ต้องกำหนดกฎเท่านั้น

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าตารางธุรกรรมของคุณ:

1. ในแถวที่ 6 สร้างหัวข้อสำหรับ วันที่, คำอธิบาย, หมวดหมู่, และ จำนวน
2. กรอกตารางของคุณด้วยรายการธุรกรรมบางรายการ โดยป้อนรายได้เป็นค่าบวกและรายจ่ายเป็นค่าลบในคอลัมน์ จำนวนเงิน
3. แปลงช่วงข้อมูลเป็นตารางและตั้งชื่อว่า Transactions
4. ใช้กลุ่ม ตัวเลข ในแท็บ หน้าแรก เพื่อตั้งรูปแบบคอลัมน์ จำนวนเงิน เป็น การบัญชี

ต่อไป สร้างส่วนสรุปของคุณด้านบนของชีต

1. ในเซลล์ A1 พิมพ์ ยอดเริ่มต้น จากนั้นในเซลล์ B1 พิมพ์ยอดของคุณด้วยตนเอง

2. ในเซลล์ A2 พิมพ์ Income จากนั้นในเซลล์ B2 ใส่:

   =SUMIF(Transactions[Amount],">0")

3. ในเซลล์ A3 พิมพ์ Expenses จากนั้นในเซลล์ B3 ใส่:

   =SUMIF(Transactions[Amount],"<0")

4. ในเซลล์ A4 พิมพ์ ยอดคงเหลือสุดท้าย จากนั้นในเซลล์ B4 ให้ป้อน:

   =B1+B2+B3

ตอนนี้ แผ่นงานของคุณจะอัปเดตสถานะทางการเงินโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเพิ่มรายการธุรกรรมใหม่

โครงการที่ 2: ออกแบบตัวจัดการงานตามลำดับความสำคัญ

การจัดวันของคุณด้วยตัวกรอง

Excel สามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงานโดยการเน้นงานตามวันที่ครบกำหนดและความสำคัญ ทำให้คุณสามารถเห็นได้ทันทีว่างานใดเร่งด่วนโดยไม่ต้องตรวจสอบแต่ละแถวด้วยตัวเอง

เริ่มต้นด้วยการสร้างตารางงานของคุณ:

1. ในแถวที่ 1 ให้ป้อนหัวเรื่องของคุณ: งาน, วันที่ครบกำหนด, ลำดับความสำคัญ และ สถานะ จากนั้นกรอกสองช่องแรก
2. แปลงข้อมูลเป็นตารางและตั้งชื่อว่า Tasks
3. เลือกคอลัมน์ Priority (ยกเว้นหัวข้อ), จากนั้นไปที่ Data > Data Validation.
4. ในช่อง Allow ให้เลือก List และในช่อง Source ให้พิมพ์ High,Medium,Low
5. ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับคอลัมน์ สถานะ (ยังไม่ได้เริ่ม ทำอยู่ กำลังเสร็จสิ้น)
6. เติมข้อมูลในสองคอลัมน์สุดท้ายโดยการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

ตอนนี้เพิ่มการแจ้งเตือนด้วยภาพสำหรับงานที่เกินกำหนด:

1. เลือกคอลัมน์ กำหนดเวลา (ไม่รวมส่วนหัว)
2. ไปที่ หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่.
3. คลิก ฟอร์แมตเฉพาะเซลล์ที่มี

4. เลือก ค่าของเซลล์ ในเมนูแบบเลื่อนลงแรก และ น้อยกว่าหรือเท่ากับ ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง จากนั้นในช่องข้อความ พิมพ์:

   =TODAY()

5. คลิก รูปแบบ จากนั้นเลือกสีเติม แดง

หลังจากที่คุณปิดกล่องโต้ตอบ งานใด ๆ ที่มีกำหนดในวันที่ปัจจุบันหรือต่ำกว่าจะถูกเน้นโดยอัตโนมัติเป็นสีแดง

โครงการที่ 3: ติดตามสินค้าคงคลังและระดับสต็อกในบ้านของคุณ

การหาสิ่งที่คุณต้องการได้ในพริบตา

ตัวติดตามสินค้าคงคลังแบบง่ายช่วยให้คุณติดตามสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันโดยแสดงให้เห็นชัดเจนว่าคุณมีอะไรบ้าง อะไรใกล้หมด และอะไรที่ต้องเติมสต็อก แทนที่จะเดาหรือซื้อซ้ำ Excel จะอัปเดตสถานะสต็อกของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อจำนวนสินค้าส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลง

เริ่มต้นด้วยการสร้างตารางสินค้าคงคลังของคุณ:

1. ในแถวที่ 1 สร้างหัวข้อสำหรับ รายการ, หมวดหมู่, สต็อก และ ขั้นต่ำ
2. ใส่รายการสินค้าคงคลังของคุณและระดับสต็อกปัจจุบันของพวกมัน
3. แปลงช่วงข้อมูลเป็นตารางชื่อ Inventory

ต่อไป ให้เพิ่มการตรวจสอบสต็อกอัตโนมัติ:

1. เพิ่มคอลัมน์ใหม่ชื่อ Status ตารางจะขยายโดยอัตโนมัติ

2. ในเซลล์สถานะแรก ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ จากนั้นกด Enter:

   =IF([@Stock]<[@Minimum],"Restock","OK")

สุดท้าย เพิ่มตัวกรองแบบสไลเซอร์เพื่อให้การกรองง่ายขึ้น:

1. คลิกที่ใดก็ได้ภายในตาราง และในแท็บ การออกแบบตาราง ให้คลิก แทรกสไลเซอร์
2. ทำเครื่องหมายที่ สถานะ จากนั้นคลิก ตกลง
3. คลิก เติมสินค้า ในตัวคัดกรองเพื่อดูเฉพาะสินค้าที่มีสต็อกต่ำ

ตอนนี้ ระบบสินค้าคงคลังของคุณจะแสดงไฮไลต์โดยอัตโนมัติว่าสิ่งใดที่ต้องเติม และคุณสามารถสลับระหว่างมุมมองเต็มและโหมด 'เติมสินค้าเท่านั้น' ได้ด้วยคลิกเดียว

โครงการที่ 4: คำนวณค่าใช้จ่ายที่แบ่งกัน

การแยกค่าใช้จ่ายโดยไม่สับสน

การสร้างตัวติดตามค่าใช้จ่ายช่วยให้การเงินที่แบ่งกันง่ายขึ้นโดยการคำนวณส่วนแบ่งของแต่ละคนในยอดเงินรวมโดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องคำนวณใบเสร็จและการชำระคืนด้วยตนเอง Excel จะอัปเดตยอดเงินให้คุณ whenever มีค่าใช้จ่ายใหม่ถูกเพิ่มเข้ามา

ก่อนอื่น สร้างตารางค่าใช้จ่ายของคุณ:

1. ในแถวที่ 1 ให้สร้างหัวข้อสำหรับ รายการ, ราคา, และ ผู้ซื้อ
2. กรอกค่าใช้จ่ายที่ต้องแบ่งปันของคุณไว้ใต้หัวข้อ
3. แปลงข้อมูลเป็นตาราง Excel เปลี่ยนชื่อเป็น Expenses และจัดรูปแบบคอลัมน์ Cost ให้เป็น Accounting

ต่อไป ทิ้งคอลัมน์ว่างทางด้านขวาของตารางค่าใช้จ่ายของคุณและสร้างคอลัมน์ใหม่:

1. ใส่หัวข้อ ชื่อ, จ่ายแล้ว และ ยอดคงเหลือ จากนั้นกรอกชื่อของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในคอลัมน์ ชื่อ
2. จัดรูปแบบช่วงข้อมูลเป็นตารางชื่อ Balances

3. ในคอลัมน์ จ่ายแล้ว ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ กด Enter และจัดรูปแบบผลลัพธ์เป็น บัญชี:

   =SUMIF(Expenses[Buyer],[@Name],Expenses[Cost])

4. เปิดแท็บ ออกแบบตาราง และทำเครื่องหมายที่ แถวรวม
5. ลบค่าตั้งต้นในเซลล์รวม Balance จากนั้นเลือก Average จากเมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์รวม Paid

สุดท้าย ให้คำนวณว่าใครเป็นหนี้ ในคอลัมน์ ยอดคงเหลือ ให้พิมพ์:

=[@Paid]-Balances[[#Totals],[Paid]]

จากนั้น กด Enter และจัดรูปแบบผลลัพธ์เป็น บัญชี ยอดคงเหลือบวกหมายความว่าบุคคลนั้นจ่ายมากกว่าค่าเฉลี่ยและควรได้รับเงินคืน ในขณะที่ยอดคงเหลือลบหมายความว่าบุคคลนั้นเป็นหนี้เงินต่อกลุ่ม

เชี่ยวชาญตารางและก้าวไปอีกขั้น

คุณได้ก้าวจากการจ้องมองเซลล์ว่างไปสู่การสร้างสเปรดชีตที่มีประโยชน์ซึ่งทำงานให้คุณจริง ๆ — ติดตามเงิน การจัดการงาน จัดระเบียบอุปกรณ์ และแบ่งค่าใช้จ่าย ที่สำคัญกว่านั้นคุณได้เรียนรู้รูปแบบหลักที่ทำให้ Excel มีพลังในชีวิตประจำวัน ก้าวต่อไปคือการเปลี่ยนจากการติดตามด้วยมือไปสู่ระบบอัตโนมัติ และนั่นคือจุดที่ Power Query เข้ามามีบทบาท