อินเทอร์เน็ตมักบอกให้คุณทำสิ่งเหล่านี้ 6 อย่างใน Excel—อย่าทำ

บทเรียน Excel มีอยู่ทุกที่ แต่หลาย ๆ “เคล็ดลับมืออาชีพ” จริง ๆ แล้วเป็นนิสัยที่ไม่ดีในคราบรูปแบบ ตั้งแต่สูตรที่เสียไปจนถึงการจัดรูปแบบข้อมูลที่ยุ่งเหยิง นี่คือเคล็ดลับยอดนิยมที่แอบทำลายสมุดงานของคุณและสิ่งที่ควรทำแทน

หยุดการรวมเซลล์แค่เพื่อทำให้หัวข้อของคุณดูสวย

ใช้ศูนย์กลางข้ามการเลือกเพื่อให้ข้อมูลของคุณทำงานได้

คุณจะเห็นมันในเกือบทุกบทเรียน Excel แบบ 'สวยงาม': มีคนเลือกช่วงของเซลล์ข้ามด้านบนของรายงานและกดปุ่ม Merge & Center มันอาจดูดี แต่การรวมเซลล์เป็นหนึ่งในตัวเลือกการจัดรูปแบบที่สร้างความวุ่นวายมากที่สุดในชุดข้อมูล เพียงแค่คุณทำเช่นนี้ คุณก็ทำลายโครงสร้างกริด ทำให้การจัดเรียงคอลัมน์ การเขียนสูตรที่ชัดเจน และการใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น PivotTables หรือ Power Query อย่างเชื่อถือได้กลายเป็นเรื่องยากโดยไม่ต้องทำความสะอาด

แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ใช้ Center Across Selection (Ctrl+1 > Alignment > Horizontal > Center Across Selection) มันดูเหมือนกับการรวมเซลล์ แต่ทุกเซลล์ยังคงเป็นอิสระ หากคุณใช้วิธีนี้บ่อย ๆ คุณสามารถเพิ่มมันลงในแถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เพื่อประหยัดเวลาได้

เมื่อมันเป็นเรื่องที่โอเค: การรวมเซลล์เป็นเรื่องที่ใช้ได้สำหรับหน้าปกงานนำเสนอครั้งเดียวหรือแบบฟอร์มที่พิมพ์ออกมาซึ่งจะไม่ถูกนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลจริง

เลิกใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ที่ล้าสมัยแล้วไปใช้สิ่งที่ทันสมัยมากกว่า

เปลี่ยนไปใช้ XLOOKUP สำหรับสเปรดชีตที่ทนทานมากขึ้น

เป็นเวลาหลายทศวรรษที่ VLOOKUP ถือเป็นมาตรฐานทองคำ—แต่ก็อาจเปราะบางได้ เพราะมันพึ่งพาตัวเลขดัชนีคอลัมน์แบบคงที่ สูตรของคุณอาจเสียหายได้หากคุณแทรกหรือ ลบคอลัมน์ นอกจากนี้มันยังค้นหาได้เพียงจากซ้ายไปขวา ซึ่งเป็นข้อจำกัดใหญ่ในชุดข้อมูลที่ซับซ้อน

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมคุณควรเปลี่ยนไปใช้ XLOOKUP มันไม่จำเป็นต้องใช้ดัชนีคอลัมน์ สามารถค้นหาได้ทุกทิศทาง และสามารถปรับให้รองรับหลายเกณฑ์หรือตรวจสอบข้อมูลแบบสองทางได้ มันเป็นวิธีที่มั่นคงและอ่านง่ายกว่าในการจัดการความสัมพันธ์ของข้อมูล

เมื่อใช้ได้: ใช้ VLOOKUP หากคุณกำลังแชร์ไฟล์กับผู้ที่ติดอยู่ใน Excel 2019 หรือเวอร์ชันก่อนหน้าที่ไม่รองรับฟังก์ชันใหม่ ๆ

เลิกทำการระบุสีเซลล์ด้วยตัวเอง

ทำให้ภาพของคุณเป็นอัตโนมัติด้วยเครื่องมือที่ติดตั้งมาให้

อินเทอร์เน็ตชื่นชอบเครื่องมือถังสีสำหรับการระบุสี แต่การระบายสีด้วยมือเป็นแบบคงที่และยากต่อการดูแลหากสถานะของโครงการเปลี่ยนไป หรือคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนธีมสีทั้งหมดของสมุดงาน นอกจากนั้น การระบายสีด้วยมือมีโอกาสที่จะทำให้สเปรดชีทนั้นเป็นข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิดเมื่อเวลาผ่านไปตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล

วิธีที่ดีกว่าคือการผสมผสานระหว่างสไตล์ของเซลล์และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ใช้แกลเลอรี Cell Styles ในแท็บ Home สำหรับหัวเรื่องและเซลล์ป้อนข้อมูลแบบคงที่ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาสามารถพิมพ์ได้ตรงไหนและควรปล่อยส่วนไหน เซลล์เหล่านี้จะอัปเดตโดยอัตโนมัติหากคุณเปลี่ยนธีมของเวิร์กบุ๊กในภายหลัง สำหรับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตามตรรกะ ให้ใช้ Conditional Formatting ซึ่งก็อยู่ในแท็บ Home เช่นกัน เพื่อให้เซลล์เปลี่ยนสีโดยอัตโนมัติตามค่าของมัน สิ่งนี้ช่วยให้สัญญาณภาพของคุณแม่นยำตามข้อมูลจริงเสมอ

เมื่อเป็นเรื่องที่โอเค: การเติมสีด้วยมือเป็นเรื่องที่ใช้ได้สำหรับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว การจดบันทึกชั่วคราวสำหรับตัวคุณเองซึ่งไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกอย่างเป็นทางการหรือโครงสร้างถาวรของข้อมูล หรือเวิร์กชีตหน้าหลักหรือแดชบอร์ดที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังซึ่งออกแบบให้ดูเหมือนเว็บไซต์หรือแอป

หลีกเลี่ยงการซ่อนแถวและคอลัมน์เพื่อทำความสะอาดหน้าต่างผู้ใช้ของคุณ

ใช้เครื่องมือจัดกลุ่มเพื่อให้พื้นที่ทำงานของคุณสามารถสลับได้

การคลิกขวาที่คอลัมน์แล้วเลือกซ่อนอาจดูเหมือนเป็นวิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วสำหรับแผ่นงานที่รก แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่เชื่อถือได้เสมอไปในการจัดการเลย์เอาต์ของคุณ—โดยเฉพาะในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน แม้ว่าหัวคอลัมน์มักจะให้เบาะแสบางอย่างว่ามีสิ่งที่หายไป แต่ตัวบ่งชี้ทางสายตาเหล่านั้นอาจสังเกตได้ยาก ทำให้ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ถูกมองข้ามได้ง่าย

คุณควรจัดกลุ่มคอลัมน์ของคุณ (ข้อมูล > โครงร่าง > จัดกลุ่ม) แทนการซ่อน การจัดกลุ่มมักจะเป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่า โดยมีตัวสลับชัดเจนสำหรับการขยายหรือย่อข้อมูล แตกต่างจากการซ่อน การจัดกลุ่มช่วยให้คุณสร้างกลุ่มย่อยหลายระดับ ทำให้คุณควบคุมได้อย่างละเอียดว่าสิ่งใดที่มองเห็นได้

ถ้าคุณพบว่าตัวเองต้องซ่อนข้อมูลจำนวนมากเพียงเพื่อดูผลลัพธ์ของคุณ คุณอาจจะทำได้ดีกว่าถ้าใช้กฎสามแท็บและจัดโครงสร้างสเปรดชีตของคุณเหมือนนักพัฒนา บ่อยครั้ง ข้อมูลที่คุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องซ่อน แท้จริงแล้วควรอยู่บนชีตพื้นหลังแยกต่างหากทั้งหมด

เมื่อสามารถทำได้: การซ่อนถือว่าปกติเมื่อกำลังเตรียมรายงานสุดท้ายที่คงที่สำหรับการส่งออกเป็น PDF ซึ่งผู้ชมจะไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กับตารางจริง

หยุดสร้างสูตรขนาดมหึมาที่ไม่มีใครอ่านออก

ทำให้ตรรกะที่ซับซ้อนง่ายขึ้นด้วยคอลัมน์ช่วย, LET และ Power Query

สูตรขนาดใหญ่—สิ่งประหลาดซับซ้อนที่มีความยาว 10 บรรทัด—เป็นฝันร้ายในการดีบัก หากผลลัพธ์ผิด คุณต้องวิเคราะห์ชั้นของวงเล็บเพื่อหาสาเหตุ พวกมันเหมือนกับการเขียนนิยายเป็นประโยคยาวขนาดใหญ่ที่ไม่มีใครสามารถติดตามได้ในสเปรดชีต

ทางเลือกแรกคือการใช้คอลัมน์ช่วยเหลือ บางคนมองว่ามันดูไม่มืออาชีพ แต่ความจริงนั้นตรงกันข้าม มันทำให้ตรรกะของคุณสามารถติดตามได้และง่ายต่อการแก้ไข และมันยังเปลี่ยนคณิตศาสตร์ที่มองไม่เห็นให้กลายเป็นตัวเลขที่สามารถใช้งานได้ ซึ่งคุณสามารถโต้ตอบกับมันและป้อนเข้าเครื่องมืออื่นๆ เช่น PivotTables

อย่างไรก็ตาม หากตรรกะของคุณ จำเป็นต้องถูกเก็บไว้ในเซลล์เดียว ให้ใช้ฟังก์ชัน LET ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดชื่อให้กับการคำนวณภายในสูตร ทำให้ตรรกะที่ซับซ้อนอ่านง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อาจกล่าวได้ว่าวิธีทางเลือกที่ทรงพลังที่สุดคือการใช้ Power Query เพื่อสร้างคอลัมน์ตามเงื่อนไข วิธีนี้จะย้ายตรรกะของคุณไปยังอินเทอร์เฟซเฉพาะ ทำให้แผ่นงานหลักของคุณสะอาดและสูตรของคุณสั้นลง

เมื่อมันโอเค: ในกรณีส่วนใหญ่ แทบไม่มีเหตุผลอะไรที่จะต้องพึ่งสูตรขนาดใหญ่ใน Excel ทั้งนี้ สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างสูตรที่ยาวกับสูตรที่ซ้อนกัน ฟังก์ชันสมัยใหม่หลายอย่างต้องการตัวแปรหลายตัวในการทำงานอย่างถูกต้อง ซึ่งตามธรรมชาติแล้วจะทำให้สูตรยาวขึ้น—และนั่นไม่เป็นไร ปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มซ้อนการทดสอบเชิงตรรกะหลายๆ ตัว

อย่านำค่าป้อนข้อมูลของคุณมาเขียนลงในสูตรโดยตรง

ใช้ช่วงที่มีชื่อและตารางตัวแปรเฉพาะ

การพิมพ์ค่าลงในสูตรโดยตรง—เช่น =[@Sales]*0.07—เป็นสาเหตุทั่วไปของข้อมูลที่ล้าสมัย หากอัตราภาษีเปลี่ยนเป็น 8% คุณต้องตามหาสูตรทุกสูตรเพื่ออัปเดตด้วยตนเอง หากพลาดแม้แต่สูตรเดียว ทั้งสมุดงานของคุณอาจผิดทั้งหมด

แทนที่จะใส่ค่าคงที่โดยตรง ให้วางตัวแปรของคุณไว้ในที่เฉพาะในสมุดงานของคุณและกำหนดชื่อให้กับเซลล์เหล่านี้ (ผ่าน สูตร > ตัวจัดการชื่อ หรือ กล่องชื่อ ที่มุมซ้ายบน) เพื่อให้สูตรของคุณดูเหมือน =[@Sales]*TaxRate วิธีนี้เข้าใจง่ายกว่าและมั่นใจว่าสมุดงานของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนค่าของเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง

ยิ่งดีไปกว่านั้น คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยการใช้เครื่องมื สร้างจากการเลือก เพื่อกำหนดชื่อตัวแปรหลายตัวพร้อมกัน

เมื่อเป็นเรื่องที่ยอมรับได้: การเขียนค่าคงที่โดยตรงปลอดภัยสำหรับค่าคงที่สากลที่ไม่เคยเปลี่ยนแปลง เช่น 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน, 100 เซนต์ในหนึ่งดอลลาร์, หรือ 360° ในวงกลม

มันง่ายที่จะตกหลุมรักกลเม็ดสเปรดชีตที่ดูฉูดฉาด แต่ตัวคุณในอนาคตจะขอบคุณที่คุณทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายและมีเหตุผล ปัญหาเหล่านี้หลายอย่างสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยเริ่มจากรากฐานที่มั่นคง การจัดโครงสร้างข้อมูลให้ถูกต้อง—เช่น การใช้คอลัมน์สำหรับฟิลด์และแถวสำหรับระเบียน—จะช่วยให้คุณทำงาน กับ Excel ไม่ใช่ ต่อสู้กับ มัน