ฉันเลิกจัดรูปแบบเอกสาร Word ด้วยมือหลังจากเจอแท็บนี้

ด้วยชุดคุณสมบัติการจัดรูปแบบที่หลากหลายมาพร้อมกับความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ คุณต้องทำให้ลักษณะถูกต้องหากคุณคาดหวังว่าจะได้รับความเคารพ ทุกครั้งที่ฉันได้รับเอกสาร Word ฉันจะเสียเวลาไป 20 นาทีในการแก้ไขฟอนต์ที่ไม่ตรงกัน หัวเรื่องที่ไม่สอดคล้องกัน และการเว้นวรรคที่ผิดเพี้ยน นี่เป็นส่วนที่น่าเบื่อที่สุดในงานของบรรณาธิการ ใช้เวลาสักระยะกว่าที่ฉันจะตระหนักว่า Word ถูกออกแบบมาเพื่อให้รางวัลกับโครงสร้างความคิดมากกว่าการปรับแต่ง มันมีเครื่องมือสำหรับเรื่องนั้น

นั่นคือเหตุผลที่ผู้ใช้ขั้นสูงของ Microsoft Word กล่าวสาบานต่อ แท็บออกแบบ แท็บออกแบบจะพาคุณไปไกลกว่าพฤติกรรมการจัดรูปแบบขั้นพื้นฐานและช่วยให้คุณสามารถนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ในวงกว้าง โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังจัดรูปแบบรายงานยาว ๆ ใน Word

แท็บออกแบบทำสิ่งที่มันตั้งใจจะทำ

มันแปลงเอกสารของคุณทันที

แท็บ ออกแบบ นั่งอยู่เงียบ ๆ ระหว่างแท็บ หน้าแรก และแท็บ เค้าโครง ในริบบอนของ Word แท็บ หน้าแรก มีแถบเครื่องมือจัดรูปแบบของตัวเองและกล่องโต้ตอบรูปแบบ แต่สำหรับผู้ที่ต้องการสร้างเอกสารที่จัดรูปแบบได้อย่างสวยงาม แท็บออกแบบคือที่ที่งานจริงถูกทำ

แท็บออกแบบควบคุมเอกสารของคุณทั้งในด้านอัตลักษณ์ภาพด้วยธีม ชุดสไตล์ พาเลทสี และการจับคู่แบบอักษร การเปลี่ยนใด ๆ หนึ่งในนั้น การปรับโฉมจะสะท้อนไปทั่วทั้งเอกสาร สำหรับฉัน ธีมต้องใช้เวลาทำความคุ้นเคยบ้าง เมื่อฉันเข้าใจแล้ว ฉันก็พบว่าฉันสามารถสร้างรูปลักษณ์ที่เรียบร้อยและสม่ำเสมอได้ภายในไม่กว่าวินาทีมากกว่าที่ฉันจะทำด้วยมือ

มาดูกันว่าแต่ละเครื่องมือทำอะไร: ธีม ใช้ชุดตัวอักษร สี และเอฟเฟกต์ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งเอกสาร สไตล์ กำหนดลักษณะของหัวเรื่องและข้อความหลักของคุณ; สี เปลี่ยนสีเน้นทุกสีในครั้งเดียว; และ ฟอนต์ จับคู่ฟอนต์สำหรับหัวเรื่องกับฟอนต์ของเนื้อหาในชุดที่เข้ากัน ตามที่คุณอาจสังเกตได้ แต่ละเครื่องมือมีความเป็นองค์ประกอบเล็กกว่าเครื่องมืออื่น

แต่นี่คือกฎสำคัญที่ต้องจำ: ชุดสไตล์ในแท็บออกแบบทำงานโดยการปรับสไตล์ที่สร้างไว้แล้ว หากข้อความของคุณถูกจัดรูปแบบด้วยตนเอง (ตัวหนา ขนาดฟอนต์ และสีที่ใช้โดยตรงโดยไม่ใช้สไตล์) ชุดสไตล์ในแท็บออกแบบจะมีผลต่อมันเพียงเล็กน้อยหรือแทบไม่เห็นผล ดังนั้น มันจึงเป็นสิ่งที่สนับสนุนระบบสไตล์ของ Word หากคุณได้รับเอกสารที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบ ให้ใช้เวลาสักนิดในการปรับใช้สไตล์พื้นฐานจาก หน้าแรก -> สไตล์

ธีมเข้ามาแทนที่งานจัดรูปแบบด้วยตนเอง

การคลิกเพียงครั้งเดียวจะอัปเดตรูปลักษณ์ทั้งหมด

เมื่อคุณเลือกธีม Word จะนำไปใช้กับหัวข้อ ข้อความหลัก และองค์ประกอบอื่น ๆ ทันที แทนที่จะปรับรายละเอียดภาพแต่ละอย่าง ให้ธีมจัดการงานหนัก ธีมจะใช้การรวมกันที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าของฟอนต์ สี และเอฟเฟกต์ภาพ ดังนั้นหัวข้อ ข้อความหลัก ตาราง และรูปร่างทั้งหมดจะอัปเดตพร้อมกัน

ธีมที่ติดมากับโปรแกรมส่วนใหญ่รู้สึกค่อนข้างเป็นแบบองค์กรและปลอดภัยสำหรับฉันเมื่อดูครั้งแรก เนื่องจากทุกคนใช้ Microsoft Word ธีมเหล่านี้จึงอาจดูธรรมดาได้

แต่งานนำเสนอไม่จำเป็นต้องเป็นจุดหมายปลายทางสุดท้าย ธีมสามารถเปรียบเสมือนชั้นสีแรกบนเอกสารของคุณ เมื่อคุณใช้ธีมหนึ่งแล้ว คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือก สี หรือ แบบอักษร ที่อยู่ถัดจากนั้นในแท็บเดียวกันเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณจะได้ประหยัดเวลาในการทำงานอัตโนมัติใน Word ด้วยการควบคุมแบบกำหนดเองแทนการออกแบบด้วยตนเอง เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกธีมที่ปรับแต่งแล้วของคุณโดยใช้ ตัวเลือกบันทึกธีมปัจจุบัน.

ชุดสไตล์ช่วยทำความสะอาดเอกสารที่ยุ่งเหยิง

สมัครเพื่อเพิ่มโครงสร้างให้กับข้อความของคุณ

ชุดสไตล์เป็นเครื่องมือที่ถูกประเมินค่าต่ำที่สุดในแท็บการออกแบบ พวกมันใช้กฎการจัดรูปแบบที่สร้างไว้ล่วงหน้ากับรูปแบบย่อหน้าทุกแบบในเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น หัวข้อ 1 หัวข้อ 2 ตัวอักษรเนื้อหา และคำบรรยาย เพียงคลิกเดียว ฉันพบว่านี่ช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับเอกสารที่ทำงานร่วมกันเมื่อหลายคนจัดรูปแบบเอกสาร การเปลี่ยนชุดสไตล์เพียงครั้งเดียวทำให้รูปลักษณ์กลับมามีความสม่ำเสมอ

แต่ชุดรูปแบบสไตล์จะทำงานก็ต่อเมื่อเอกสารของคุณใช้สไตล์อย่างถูกต้องจริงๆ หากคุณทำตัวหนาเองและปรับขนาดฟอนต์เป็น 18pt เพื่อเลียนแบบหัวข้อ Word จะไม่รู้เลยว่านั่นคือหัวข้อ แท็บออกแบบก็ไม่สามารถเข้าถึงมันได้ และอีกครั้ง นี่เป็นเรื่องปกติในการทำงานร่วมกัน

ฉันเคยละเลยสไตล์ทั้งหมดและแค่ทำตัวหนาหรือปรับขนาดข้อความเพื่อสร้างหัวเรื่อง มันรู้สึกว่าทำได้เร็วในตอนนั้น โดยเฉพาะเมื่อทำงานกับเอกสารสั้น ๆ แต่วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลกับเอกสารที่ยาวขึ้น หากไม่มีสไตล์ ฟีเจอร์การออกแบบจะใช้ไม่ได้อย่างเรียบร้อย และคุณก็จะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำเล่า

ประสานตัวอักษรและสีโดยอัตโนมัติ

ไม่ต้องมีรูปแบบที่ไม่ตรงกันอีกต่อไป

ตัวเลือก แบบอักษร ในแท็บออกแบบ จะกำหนดแบบอักษรหัวข้อและแบบอักษรเนื้อหาใหม่ให้กับเอกสารทั้งหมดเป็นคู่ที่เข้ากัน ตัวเลือก สี จะใช้การตั้งค่าเดียวกันกับทุกการรวมสีในเอกสาร สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นเพราะคุณกำลังทำงานในระดับเอกสาร แทนที่จะเข้าไปแก้ไขคำและประโยคทีละคำ

สำหรับการเขียนในชีวิตประจำวัน ผมคิดว่ามันเกินความจำเป็นไปสักหน่อย ผมก็แค่เลือกฟอนต์ที่ชอบแล้วไปต่อ แต่การเลือกฟอนต์ที่เหมาะสมและการจับคู่ฟอนต์สำหรับหัวข้อรายงานนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ฟอนต์ที่จับคู่กันยังช่วยกำจัดปัญหา "หลายฟอนต์ในเอกสารเดียว" ที่เกิดขึ้นเมื่อคุณวางเนื้อหาจากแหล่งต่าง ๆ การตั้งค่าครั้งเดียวในระดับเอกสารจะเป็นวิธีที่สะอาดและรวดเร็วมากกว่าการปรับแต่งแต่ละย่อหน้าทีหลัง

แท็บออกแบบจะไม่บันทึกเอกสารทุกครั้ง

มันทำงานได้ดีที่สุดกับสไตล์ที่มีมาในตัว

แท็บออกแบบติดขัดกับเอกสารที่เต็มไปด้วยการจัดรูปแบบโดยตรง ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับเอกสารที่ไม่ได้จัดรูปแบบหรือผู้แต่งต้นฉบับเปลี่ยนฟอนต์ ขนาด และสีด้วยตนเองโดยไม่ใช้สไตล์ แท็บออกแบบสามารถควบคุมได้เฉพาะสิ่งที่ถูกจัดสไตล์ไว้อย่างถูกต้องเท่านั้น

เอกสารที่นำเข้ามามักสร้างความรำคาญเป็นพิเศษ เนื้อหาที่คัดลอกจากเว็บไซต์ ไฟล์ PDF หรือแอปอื่น ๆ มักจะลบข้อมูลรูปแบบ (Style) และแทนที่ด้วยการจัดรูปแบบโดยตรง การเปลี่ยนแปลงในแท็บออกแบบของคุณดูไม่สม่ำเสมอเพราะครึ่งหนึ่งของเอกสารไม่ได้ใช้รูปแบบ (Styles) เลย

แต่ทางออกอยู่ที่ Styles เลือกย่อหน้าที่มีปัญหา กด Ctrl + Space เพื่อล้างการจัดรูปแบบโดยตรง จากนั้นใช้ Style ที่ถูกต้องอีกครั้งก่อนเข้าไปที่แท็บ Design ใช้เวลาเพิ่มขึ้นไม่กี่นาทีตอนเริ่ม แต่จะทำให้ทุกอย่างที่ตามมาง่ายขึ้นโดยสิ้นเชิง

ลองเปลี่ยนธีมในเอกสารถัดไปของคุณ

เลือกไฟล์ Word ที่ยุ่งเหยิงที่สุดในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณใช้ Heading 1 และ Heading 2 จากนั้นเปิดแท็บ Design และคลิกผ่านธีมทั้งห้าธีม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจประโยชน์ของแท็บ Design และดูว่าคุณสามารถประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนโดยให้ Word จัดฟอร์แมตรูปแบบให้คุณ