ทางลัด Microsoft Word ที่ซ่อนอยู่ตัวนี้จัดการการแก้ไขซ้ำได้ทันที
เคยลองปรับขนาดเดียวกันให้กับรูปภาพ 20 รูปใน Microsoft Word หรือ ลบทุกแถวที่สามในตารางขนาดใหญ่ไหม? มันคือฝันร้ายของเมนูและการคลิกขวา นั่นคือ—เว้นแต่ว่าคุณรู้ทางลัดคีย์บอร์ดเพียงปุ่มเดียวที่เปลี่ยนงานซ้ำๆ ให้เป็นการแตะเพียงหนึ่งวินาที ให้ฉันแนะนำคุณให้รู้จักกับ F4.
F4 คือเพื่อนสนิทคนใหม่ของคุณ
มันมากกว่าปุ่ม 'ทำซ้ำ' เพียงอย่างเดียว
ถ้าคุณใช้เวลามากในระบบนิเวศของ Microsoft คุณน่าจะมี Ctrl+Y ฝังอยู่ในความทรงจำกล้ามเนื้อของคุณแล้ว มันคือคำสั่ง "ทำซ้ำ" มาตรฐาน ตาข่ายความปลอดภัยที่คุณเข้าถึงหลังจากกด Ctrl+Z มากเกินไป แต่ F4 แตกต่างออกไป แม้ว่ามันจะสามารถทำซ้ำการดำเนินการที่ถูกยกเลิก แต่พลังที่แท้จริงของมันอยู่ที่ความสามารถในการทำคำสั่งล่าสุดซ้ำในที่อื่นของเอกสารได้
ถ้าคุณเลือกคำหนึ่งและเปลี่ยนเป็นสีแดง การเลือกคำอีกคำหนึ่งและกด F4 จะทำให้คำนั้นเป็นสีแดงด้วยเช่นกัน ถ้าคุณแทรกแถวใหม่ในตารางและตระหนักว่าคุณต้องการอีกห้าแถว คุณไม่จำเป็นต้องคลิกขวาห้าครั้ง: คุณเพียงแค่กด F4 ห้าครั้ง
สิ่งนี้ช่วยประหยัดการคลิกจำนวนมหาศาลตลอดการทำโปรเจกต์ แต่ประโยชน์ที่ซ่อนอยู่ยิ่งดีกว่าคือ: มันช่วยให้คุณไม่ต้องจำทางลัดคีย์บอร์ดของ Microsoft Word ดั้งเดิมเป็นโหล ๆ หรือการกด Alt ที่ยาวเหยียด แทนที่จะนั้น คุณทำการกระทำหนึ่งครั้งโดยใช้ริบบอนหรือเมนูคลิกขวา และ Word จะ 'โหลด' การกระทำนั้นเข้าไปในปุ่ม F4 ซึ่งทำให้ปุ่มนี้กลายเป็นทางลัดชั่วคราวที่ปรับแต่งได้สำหรับงานที่คุณกำลังทำอยู่โดยทันที มันโดยพื้นฐานแล้วเป็นปุ่มสากลที่ปรับตัวเข้ากับความต้องการทันทีของคุณ.
หากการกด F4 ปิดเสียงเพลงหรือทำให้หน้าจอมืดลง แป้นพิมพ์ของคุณไม่ได้เสีย—เพียงแต่หมายความว่า ครึ่งหนึ่งของปุ่มฟังก์ชันของคุณตั้งค่าเป็นการทำงานปกติ สำหรับการแก้ไขชั่วคราว ให้กด Fn+F4 หากคุณต้องการสลับปุ่มฟังก์ชันอย่างถาวร แป้นพิมพ์บางตัวมีปุ่ม Fn-padlock ในตัว มิฉะนั้น การกด Fn+Esc สามารถสลับ Fn-lock ในแล็ปท็อปหลายรุ่นได้ แม้ว่าระบบบางรุ่นจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่าในซอฟต์แวร์ของแป้นพิมพ์หรือ BIOS
กฎ 'การทำงานครั้งเดียว': วิธีที่ Word คิด
ความลับในการทำซ้ำห้าก้าวด้วยการแตะครั้งเดียว
ในการครอง F4 คุณจำเป็นต้องเข้าใจวิธีที่ Microsoft Word นิยามคำว่า "การกระทำ" นี่คือจุดที่หลายคนรู้สึกหงุดหงิด ถ้าคุณทำตัวหนาส่วนหนึ่งของข้อความ จากนั้นเปลี่ยนขนาดเป็น 14pt และเปลี่ยนสีเป็นสีน้ำเงิน F4 จะทำซ้ำเพียงสีสีน้ำเงินเท่านั้น เพราะมันตีความแต่ละคลิกบนริบบิ้นเป็นคำสั่งแยกกัน
อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเปิดกล่องโต้ตอบ Word จะจัดการทุกสิ่งที่คุณทำภายในหน้าต่างนั้นเป็นเหตุการณ์เดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดกล่องโต้ตอบ Font (Ctrl+D) เปลี่ยนลักษณะตัวอักษร ตั้งค่าเป็นตัวหนาเอียง เปลี่ยนสี และเพิ่มขีดเส้นใต้ Word จะมองว่าเป็นคำสั่งเดียว "ตั้งค่าคุณลักษณะฟอนต์" ในขณะที่คุณคลิก OK ดังนั้น หากคุณเลือกคำหรือย่อหน้าอื่นแล้วกด F4 มันจะนำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนั้นไปใช้พร้อมกัน
ในขณะที่ F4 เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเปลี่ยนรูปแบบอย่างรวดเร็วและตรงไปตรงมา แต่ไม่ควรใช้แทน Styles การใช้แผง Styles ยังคงเป็นมาตรฐานทองคำสำหรับการจัดการลำดับชั้นและรูปลักษณ์ของเอกสาร Word ใช้ F4 สำหรับ สิ่งที่ทำครั้งเดียว แต่ใช้ Styles สำหรับ หัวเรื่องและข้อความเนื้อหา ของคุณ
การผสมผสานที่ดีที่สุด: ปุ่ม QAT และปุ่ม F4
สร้างเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบกำหนดเองของคุณเอง
เพื่อใช้ทางลัด F4 ให้มากขึ้น ใช้ แถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน (QAT) ซึ่งเป็นแถวของไอคอนเหนือหรือใต้ริบบอน หากมีคำสั่งที่คุณใช้บ่อย ๆ ให้ คลิกขวา ที่ริบบอนแล้วคลิก เพิ่มไปยังแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน
คลิกขวา ที่ แท็บ ใดก็ได้บนริบบอน และถ้าคุณเห็น แสดงแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน ให้คลิกที่มัน ถ้าคุณเห็น ซ่อนแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน แสดงว่ามีการเปิดใช้งานแล้ว
ตอนนี้ กระบวนการทำงานของคุณจะกลายเป็นขั้นตอนสองขั้นตอน คุณคลิกไอคอนที่กำหนดเองบน QAT เพียงครั้งเดียวเพื่อทำการกระทำเบื้องต้น จากนั้นแค่เลื่อนเคอร์เซอร์และกด F4 เพื่อทำซ้ำตามจำนวนครั้งที่ต้องการ สิ่งนี้ช่วยให้เครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดอยู่ใกล้แค่คลิกเดียว และงานที่ต้องทำซ้ำของคุณลดลงเหลือเพียงการกดแป้นเดียว มันทำให้ F4 กลายเป็นปุ่มมาโครที่ตั้งโปรแกรมได้ซึ่งเปลี่ยนไปตามการคลิก QAT ล่าสุดของคุณ
เคล็ดลับเวิร์กโฟลว์: สิ่งที่เครื่องมือวาดรูปแบบไม่สามารถจัดการได้
เลือกงานที่ดีที่สุดสำหรับเครื่องมือ
ตัวคัดลอกแบบฟอร์มมักถูกยกย่องว่าเป็นจุดสูงสุดของประสิทธิภาพใน Word แม้ว่าไอคอนแปรงจะดีสำหรับข้อความ แต่จริงๆ แล้วมันมีข้อจำกัดมาก มันไม่สามารถช่วยเรื่องการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง การปรับเลย์เอาต์ หรือคุณสมบัติของวัตถุได้ — แต่ F4 สามารถเข้ามาช่วยได้
ปรับขนาดกริดภาพ
คุณได้แทรกรูปภาพหลายภาพ และคุณต้องการให้มีขนาดเท่ากันทั้งหมด อย่าปรับแต่ละภาพเป็นรายบุคคล แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้เลือกภาพแรกแล้วใช้แท็บ รูปแบบรูปภาพ บนริบบอนเพื่อ ตั้งค่าความกว้าง ตอนนี้ที่ Word ได้ "เรียนรู้" ขนาดเฉพาะนั้นแล้ว ให้เลือก ภาพถัดไป และกด F4 คลิก กด F4 คลิก กด F4 คุณก็จะเสร็จในไม่กี่วินาที
การผ่าตัดบนโต๊ะ
คุณจำเป็นต้องลบแถวที่สามของตารางที่มี 50 แถวและต้องการหลีกเลี่ยงการบาดเจ็บจากการใช้งานซ้ำ ๆ ใช้ริบบิ้นเพื่อลบ แถวหนึ่งแถว คลิกที่ แถวเป้าหมายถัดไป กด F4 และทำซ้ำ วิธีนี้ใช้ได้กับเครื่องมือตารางอื่น ๆ เช่น การรวมเซลล์หรือการแทรกคอลัมน์
การจัดการการแบ่งหน้าและการแบ่งส่วน
คุณมีต้นฉบับยาวและจำเป็นต้องแทรกการพักที่จุดเริ่มต้นของทุกบท ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง และ เพิ่มการพักผ่านแท็บ แทรก จากนั้น วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่ควรมี การพักถัดไป และกด F4
การปิดช่องว่างระหว่างงานที่น่าเบื่อซ้ำซากกับเอกสาร Word ที่เสร็จสมบูรณ์นั้นง่ายเหมือนการกด F4 นี่เป็นเทคนิคที่เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการกำจัดความฝันร้ายจากการคลิกขวาและหยุดต้องทำทุกอย่างสองครั้ง
เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพนี้ไม่ได้หยุดอยู่แค่กับการประมวลผลคำเท่านั้น — มันยังใช้ได้คล้ายกันใน Microsoft Excel จริงๆ แล้ว F4 เป็นปุ่มที่มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษสำหรับการทำงานกับสเปรดชีต นอกจากการทำซ้ำการกระทำล่าสุดแล้ว มันยังช่วยให้คุณสลับระหว่างประเภทการอ้างอิงและรันรวมถึงทำซ้ำการค้นหา ใครจะคิดว่าปุ่มฟังก์ชันเพียงปุ่มเดียวจะมีประโยชน์มากขนาดนี้?