คุณสมบัติที่ซ่อนอยู่ที่ดีที่สุด 8 อย่างของ Microsoft Word

อยากสร้างความประทับใจให้เพื่อนและเพื่อนร่วมงานไหม? ลองใช้ฟีเจอร์ลับของ Microsoft Word เหล่านี้ดู! คุณอาจใช้ Microsoft Word มาหลายปีแล้ว แต่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์จากความสามารถของมันอย่างเต็มที่ ฉันจะแชร์ฟีเจอร์ลับของ Word แปดข้อที่มักจะถูกมองข้าม มาดูกันเลย

ตัวสร้างข้อความสุ่ม

คุณเคยต้องการข้อความตัวแทนเพื่อทดสอบเค้าโครงของเอกสารหรือดูว่าการจัดรูปแบบของคุณดูเป็นอย่างไรกับเนื้อหาจริง ๆ หรือไม่? เลิกคัดลอกและวางข้อความตัวอย่างจากเว็บไซต์แบบสุ่ม แล้วใช้ตัวสร้างข้อความสุ่มที่มีอยู่ใน Microsoft Word แทน มันมีประโยชน์อย่างมากสำหรับนักออกแบบ นักพัฒนา หรือใครก็ตามที่สร้างแม่แบบเอกสาร

ในการใช้ฟีเจอร์นี้ใน Word เพียงพิมพ์ =rand() สำหรับข้อความภาษาอังกฤษ หรือ =lorem() สำหรับ Lorem Ipsum แบบคลาสสิก คุณยังสามารถพิมพ์ =rand.old() สำหรับข้อความสาธิตแบบโบราณของ Word ต้องการการควบคุมมากขึ้นหรือไม่? คุณสามารถระบุจำนวนย่อหน้าและประโยคที่ต้องการได้โดยการเพิ่มตัวเลข เช่น =rand(3,5) สำหรับสามย่อหน้าที่มีห้าประโยคต่อย่อหน้า

ซ่อนข้อความ

ต้องการเก็บบันทึกหรือร่างที่เป็นความลับให้อยู่ในสายตาแต่ไม่ลืมใช่ไหม? ลองใช้ฟีเจอร์ข้อความที่ซ่อนอยู่ใน Microsoft Word ฉันมักใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อไม่ต้องการให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมา นอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับร่างหรือเอกสารร่วมกันที่คุณอาจต้องการฝากบันทึกไว้ให้ตัวเองหรือคนอื่นโดยไม่ทำให้เนื้อหาที่เห็นรก

เลือกข้อความที่คุณต้องการซ่อน คลิกขวาแล้วเลือก "ตัวอักษร" จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ให้ติ๊กที่ตัวเลือก "ซ่อน" หรืออีกวิธีหนึ่งกด Ctrl+D เพื่อเปิดเมนูตัวอักษรและติ๊กที่ช่อง "ซ่อน"

แค่นี้เอง! ข้อความของคุณหายไปจากหน้าจอ แต่ยังคงอยู่ สามารถเรียกกลับมาได้โดยการเลือกข้อความทั้งหมดแล้วกด Ctrl+Shift+H

ฟีเจอร์สร้างตาราง

Word มีฟีเจอร์ลับที่ช่วยให้คุณสร้างตารางด้วยตัวเองโดยใช้คีย์บอร์ดของคุณ แทนที่จะไปที่แท็บแทรกและเลือกตาราง คุณสามารถใช้สัญลักษณ์ + และ - โดยตรงในเอกสารของคุณเพื่อสร้างตารางได้

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างแถวหนึ่งแถวที่มีห้าคอลัมน์ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มแถวมากขึ้นโดยกดปุ่ม Tab

อีกวิธีในการสร้างตารางคือพิมพ์ข้อมูลของคุณโดยใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกค่าของแต่ละคอลัมน์ ทำการไฮไลต์ข้อมูลนั้น จากนั้นไปที่ แทรก > ตาราง > แปลงข้อความเป็นตาราง ซึ่งจะเปลี่ยนข้อมูลของคุณให้กลายเป็นตารางที่เรียบร้อยทันที

ตัดส่วนแยกกันแล้ววางรวมกัน

ฟีเจอร์ตัดและวางที่ซ่อนอยู่ของ Microsoft Word ช่วยให้คุณจัดเรียงเนื้อหาใหม่โดยการตัดหลายส่วนของข้อความแล้ววางทั้งหมดพร้อมกัน

อย่างง่ายดาย เลือกส่วนที่ต้องการแล้วตัดโดยกด Ctrl+F3 และทำซ้ำตามต้องการ เมื่อพร้อมที่จะวาง ให้กด Ctrl+Shift+F3 และวางข้อความที่คัดลอกทั้งหมดลงในตำแหน่งที่ต้องการโดยไม่กระทบต่อส่วนอื่นของเอกสาร

ตัวอย่างเช่น หากมีรายชื่อยาว ๆ และคุณต้องการเลือกบางชื่อเพียงเฉพาะ ฟีเจอร์นี้จะช่วยเร่งกระบวนการโดยทำให้คุณทำได้เสร็จในครั้งเดียว

เครื่องแปลงหน่วย

ต้องการแปลงนิ้วเป็นเซนติเมตร หรือฟาเรนไฮต์เป็นเซลเซียสอย่างรวดเร็วขณะเขียนรายงานหรือไม่? ลองใช้ตัวแปลงหน่วยในตัวที่ซ่อนอยู่ของ Microsoft Word ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสลับระหว่างหน่วยเช่น นิ้ว เซนติเมตร ฟุต และเมตรได้อย่างง่ายดาย

ในการใช้ฟีเจอร์นี้ คุณต้องเปิดใช้งานจากตัวเลือกของ Word ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ตรวจการสะกด และเลือก "ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ"

ต่อไป ไปที่แท็บ “การดำเนินการ” แล้วเปิดใช้งานฟีเจอร์ “การดำเนินการเพิ่มเติม”

เน้นตัวเลขและหน่วย เช่น 12 นิ้ว จากนั้นคลิกขวาที่มันและเลือก "การดำเนินการเพิ่มเติม" Word จะแนะนำการแปลงที่เป็นไปได้

แท็บริบบิ้นแบบกำหนดเอง

ต้องการเข้าถึงฟังก์ชันเฉพาะได้ง่ายจากแท็บริบบอนใช่ไหม? ลองสร้างแท็บของคุณเอง คุณสามารถจัดกลุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยที่สุดไว้ด้วยกันเพื่อการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว ทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแท็บหรือค้นหาฟีเจอร์ที่ซ่อนอยู่ในเมนูอีกต่อไป

เริ่มต้น ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ปรับแต่ง Ribbon แล้วคุณสามารถเพิ่มแท็บใหม่พร้อมคำสั่งที่ชื่นชอบได้ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อและจัดเรียงใหม่ตามความต้องการของคุณได้อีกด้วย

คุณสมบัติหนึ่งที่ฉันชอบเพิ่มในริบบิ้นที่ปรับแต่งเองคือ ตัวเลือกย่อเอกสารลงหนึ่งหน้า ฟีเจอร์นี้พยายามลดความยาวของเอกสารโดยปรับขนาดตัวอักษรและขอบกระดาษให้ย่อเอกสารลงหนึ่งหน้า แม้ว่ามันจะไม่สามารถทำงานได้สมบูรณ์แบบเสมอไป โดยเฉพาะกับการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน แต่ก็คุ้มค่าที่จะลอง

การเลือกข้อความในแนวตั้ง

โดยปกติ ข้อความจะถูกเลือกในแนวนอนข้ามบรรทัด แต่คุณรู้ไหมว่าคุณยังสามารถเลือกข้อความในแนวตั้งได้ด้วย เพียงกดปุ่ม Alt ค้างไว้ขณะคลิกและลากเมาส์ คุณก็จะสามารถไฮไลต์ข้อความเป็นลักษณะคอลัมน์ได้

สิ่งนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการเลือกหรือลบรายการ เช่น ตัวเลขในรายการหรือตัวสัญลักษณ์โดยไม่กระทบกับข้อความส่วนอื่น ๆ ฉันมักใช้สิ่งนี้เมื่อต้องสร้างเอกสารเพื่อเอารูปแบบที่ไม่ต้องการออก เช่น ลบการเยื้องจากรายการที่คัดลอกมาในครั้งเดียว

เปรียบเทียบเอกสาร

คุณเคยต้องการให้สามารถเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับเพื่อหาความแตกต่างได้อย่างง่ายดายหรือไม่? Microsoft Word มีฟีเจอร์ที่ทำได้ตรงตามนั้น ในฐานะนักเขียนเนื้อหา เมื่อฉันได้รับบทความที่ถูกตรวจสอบจากลูกค้า ฉันมักใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อเปรียบเทียบเอกสารที่ถูกตรวจสอบกับต้นฉบับเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลง

ไปที่แท็บตรวจทาน เลือก "เปรียบเทียบ" แล้วเปิดเอกสารทั้งสองของคุณ Microsoft Word จะแสดงความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสอง ทำให้คุณสังเกตการเปลี่ยนแปลงได้ง่าย

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ Document Inspector ที่ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณสะอาดก่อนจะแชร์ออกไป วิธีใช้คือไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล > ตรวจสอบปัญหา แล้วเลือกตัวเลือก "ตรวจสอบเอกสาร" เครื่องมือนี้จะตรวจสอบความคิดเห็นที่ซ่อนอยู่ ข้อมูลส่วนตัว หรือเนื้อหาที่มองไม่เห็น และให้คุณเลือกว่าจะลบออกหรือไม่

คุณสมบัติอื่น ๆ ที่คุณควรรู้

เราได้เน้นเพียงคุณสมบัติบางอย่างที่ซ่อนอยู่ของ Microsoft Word เท่านั้น คุณสมบัติอื่นที่มีประโยชน์ได้แก่ Quick Parts ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกข้อความ โลโก้ หรือหัวกระดาษที่ใช้บ่อย และสามารถแทรกได้เพียงคลิกเดียว อีกคุณสมบัติที่ซ่อนอยู่ที่น่าสนใจคือเครื่องมือ Screenshot ซึ่งอยู่ในแท็บ Insert ช่วยให้คุณจับภาพหน้าจอของหน้าต่างที่เปิดอยู่หรือพื้นที่หน้าจอเฉพาะและแทรกลงไปได้

ฉันยังชอบฟีเจอร์เปลี่ยนตัวอักษร (Change Case) ที่อยู่ใต้แท็บหน้าแรก ซึ่งช่วยให้คุณสลับข้อความระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก หรือสลับกันได้ทันทีโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ฟีเจอร์อ่านออกเสียง (Read Aloud) ในแท็บตรวจทานก็ยอดเยี่ยมสำหรับการตรวจสอบความลื่นไหลตามธรรมชาติของการเขียนโดยให้โปรแกรมอ่านออกเสียงให้ฟัง

ฟีเจอร์ลับเหล่านี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น ลองใช้ฟีเจอร์ลับเหล่านี้ดูครั้งต่อไปที่คุณเปิดเอกสาร