คุณสมบัติ "ลับ" ของ Microsoft Excel ที่ฉันอยากให้เริ่มใช้ตั้งแต่หลายปีก่อน

ฉันใช้ Microsoft Excel ตั้งแต่เด็กเพราะตอนนั้นพวกเขาเริ่มสอน Microsoft Office ในโรงเรียนให้กับนักเรียนประถม ฉันรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ แต่หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่หลุดมือไปจากฉัน อาจกล่าวได้ว่าเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดที่ Excel เคยมี

เครื่องมือกล้องใน Excel ควรจะอยู่บนแถบริบบิ้นตั้งแต่วันที่นำมาใช้ใน Excel มันมีประโยชน์มากและช่วยประหยัดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลตามแผ่นงาน เมื่อคุณรู้ว่ามันคืออะไร สิ่งแรกที่คุณน่าจะต้องการทำคือวางมันบนแดชบอร์ดของคุณ

กล้อง Excel เป็นพอร์ทัลในสเปรดชีตของคุณ

ลูคัส โกเวีย/How-To Geek

เครื่องมือ Camera ของ Excel ทำหน้าที่เหมือนประตูทางเข้าภายในสเปรดชีตของคุณ และเป็นเคล็ดลับที่คุณอาจไม่รู้ว่าจำเป็น มันเปลี่ยนวิธีที่คุณสามารถมองเห็นและติดตามข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในแผ่นงานต่างๆ นี่ไม่ใช่แค่เครื่องมือจับภาพหน้าจอแบบคงที่ มันจะสร้างภาพสดของช่วงเซลล์ แผนภูมิ หรือโต๊ะข้อมูลใดๆ ที่คุณเลือก

เมื่อคุณถ่ายภาพพื้นที่เป้าหมาย ภาพนั้นจะเชื่อมโยงอย่างถาวนิกับต้นฉบับ หากคุณกลับไปและเปลี่ยนตัวเลข อัปเดตสูตร หรือปรับการจัดรูปแบบในเซลล์ต้นทาง ภาพจากกล้องจะอัปเดตทันทีเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นแบบเรียลไทม์ นั่นคือสิ่งที่ทำให้มันแตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากการถ่ายภาพหน้าจอมาตรฐานหรือแค่คัดลอกและวางค่า ซึ่งค่าจะคงตัวทันทีเมื่อคุณสร้างขึ้น

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น เครื่องมือกล้องจะให้คุณเห็นฟีดสดจากแหล่งข้อมูลของคุณ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในชีตใดในสมุดงานของคุณ ในทางการทำงาน มันทำหน้าที่เหมือนหน้าต่างลอยที่ลอยเหนือชีตที่ใช้งานอยู่ของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดสำคัญ ตารางสรุป หรือกราฟซับซ้อนที่อาจอยู่ในแท็บที่แตกต่างออกไปได้อย่างใกล้ชิด

ตัวอย่างเช่น บางทีคุณกำลังปรับตัวแปรป้อนข้อมูลอย่างละเอียดในแผ่นงานหนึ่ง แต่คุณก็ยังคงดูภาพถ่ายกล้องลอยของผลลัพธ์สรุปจากแท็บการคำนวณที่อยู่ห่างไกล นี่เป็นสถานการณ์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับฟีเจอร์นี้เพราะคุณไม่ต้องสลับแท็บอยู่บ่อยๆ ซึ่งน่ารำคาญมาก

สิ่งนี้จะไม่ทำให้โครงสร้างตารางจริงของรายงานของคุณเสียหายเลย เนื่องจากภาพสแน็ปช็อตเหล่านี้ถูกจัดการเหมือนวัตถุรูปภาพมาตรฐาน คุณจึงสามารถปรับขนาด หมุน และตกแต่งด้วยเงาหรือเส้นขอบได้ สิ่งนี้ให้ข้อมูลที่ช่วงเซลล์มาตรฐานไม่สามารถเทียบได้ ในขณะที่ยังคงรักษาการเชื่อมโยงกับข้อมูลต้นฉบับอยู่

วิธีเปิดใช้งานเครื่องมือกล้อง

มันแปลกที่เครื่องมือกล้องมีประโยชน์มาก แต่ไมโครซอฟต์กลับตัดสินใจซ่อนมันไว้ทั้งหมด แทนที่จะวางไว้ในที่เด่นชัด เช่น แท็บแทรกหรือมุมมอง ไมโครซอฟต์ฝังมันลึกลงไปในเมนูแบ็กเอนด์ของโปรแกรม ถ้าคุณต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ คุณจะต้องทำการตั้งค่าครั้งเดียวเพื่อดึงเครื่องมือนี้ออกจากคลังของ Excel และวางในที่ที่เข้าถึงได้ วิธีที่ง่ายที่สุดมักจะเป็นการเพิ่มไอคอนลงในแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน

แถบเครื่องมือเข้าถึงด่วนอยู่ถัดจากตัวเลือกทำซ้ำที่ด้านบนของหน้าจอ คลิกที่มันแล้วเลื่อนลงไปที่ 'คำสั่งเพิ่มเติม' เมื่อหน้าต่างตัวเลือก Excel ปรากฏขึ้น ให้ตรวจสอบแถบด้านข้างทางซ้ายและเลือก 'แถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน' ซึ่งเป็นที่ซ่อนของกล้อง

ตรงกลางของหน้าต่าง ให้ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลง 'Choose commands from' และเปลี่ยนการเลือกจาก 'Popular Commands' เป็น 'All Commands' หรือ 'Commands Not in the Ribbon' การทำเช่นนี้จะเติมรายการด้านล่างด้วยรายการตัวอักษรขนาดใหญ่ของเกือบทุกสิ่งที่ Excel ทำได้ เพียงเลื่อนลงจนกว่าคุณจะเห็น 'Camera' คลิกเพื่อเน้นชื่อ แล้วคลิกปุ่ม 'Add >>' ตรงกลางเพื่อย้ายเครื่องมือไปยังรายการที่ใช้งานอยู่ทางด้านขวา เสร็จสิ้นโดยการคลิก 'OK' ที่ด้านล่างของหน้าต่าง และไอคอนจะปรากฏบนอินเทอร์เฟซของคุณ

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการให้เครื่องมือของคุณอยู่ตรงบนริบบอนหลักโดยตรงแทนที่จะอยู่บนแถบเครื่องมือด้านบน คุณสามารถวางเครื่องมือกล้องลงบนแท็บริบบอนเฉพาะได้ ในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องเลือก 'ปรับแต่งริบบอน' จากแถบด้านข้างภายในหน้าต่างตัวเลือกของ Excel เดียวกัน แทนการตั้งค่าแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วน จากนั้นดูผ่านรายการทางด้านขวาเพื่อหาคำสั่งที่คุณต้องการให้เครื่องมือนี้อยู่ คลิก 'กลุ่มใหม่' จากนั้นใช้กระบวนการ 'เพิ่ม >>' เดียวกันเพื่อเลื่อนเครื่องมือกล้องเข้าไปในกลุ่มแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นใหม่

แค่จำไว้ว่า Excel บังคับให้คุณต้องใช้กลุ่มใหม่นี้เพราะคุณไม่สามารถใส่คำสั่งที่ปรับแต่งเองเข้าไปในกลุ่มเริ่มต้นที่มีอยู่แล้ว เช่น Font หรือ Alignment ได้โดยตรง

เครื่องมือกล้องเหนือกว่าภาพที่เชื่อมโยงและการตรวจสอบแบบสด

เครื่องมือกล้องเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการดูภาพรวมระดับสูงใน Microsoft Excel และดีกว่าทริกการวางเป็นรูปภาพที่ลิงก์ไว้หรือเพียงแค่ตรวจสอบข้อมูลด้วยตนเอง เครื่องมือและรูปภาพที่ลิงก์ทั้งสองสร้างภาพแบบไดนามิกที่อัปเดตทันทีเมื่อคุณเปลี่ยนแหล่งข้อมูล อย่างไรก็ตาม เครื่องมือกล้องมีการเชื่อมต่อภาพที่เสถียรมากกว่าเมื่อคุณสร้างแดชบอร์ดที่ซับซ้อน

ข้อเสียใหญ่ประการหนึ่งของฟีเจอร์รูปภาพที่เชื่อมโยงคือ มันค่อนข้างยากกับโครงสร้างข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบ โดยพื้นฐานแล้ว คุณไม่สามารถใช้มันเพื่อจับภาพสแนปชอตของตาราง Excel อย่างเป็นทางการได้ ในทางกลับกัน เครื่องมือกล้องสามารถจับภาพช่วงที่ซับซ้อนและมีการจัดรูปแบบเหล่านี้ได้โดยไม่มีปัญหา ซึ่งหมายความว่าตารางของคุณจะแสดงผลอย่างถูกต้อง และคุณไม่จำเป็นต้องเอาฟังก์ชันออกเพียงเพื่อให้ได้รูปภาพ

นอกจากนี้ เครื่องมือกล้องยังยอดเยี่ยมในการจัดการการปรับขนาดและการปรับตำแหน่ง มันสามารถหลุดออกจากกริดที่จำกัดซึ่งมักจำกัดการอ้างอิงเซลล์มาตรฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณกำลังสร้างแดชบอร์ด การพยายามจัดแนวคอลัมน์สำหรับตารางหนึ่งมักจะทำให้การจัดวางของอีกตารางเสียไป แต่เครื่องมือกล้องช่วยให้คุณวางชุดข้อมูลต่าง ๆ ได้ทุกที่บนแผ่นงานของคุณ โดยไม่สนใจมิติแถวและคอลัมน์ที่อยู่ด้านล่างเลย

ความสามารถนี้มอบรูปแบบภาพซ้อนภาพที่ซับซ้อนให้กับข้อมูลของคุณ ทำให้คุณสามารถติดตามแผนภูมิ ไลน์กราฟ หรือ ตารางตรรกะจากเวิร์กชีตแยกต่างหากราวกับว่าพวกมันเป็นฟีดความปลอดภัยสดลอยอยู่เหนือพื้นที่ทำงานที่ใช้งานอยู่ของคุณ ซึ่งดีกว่าการมองแบบแบ่งหน้าจอที่น่าอึดอัดหรือการใช้ฟีเจอร์หน้าต่างเฝ้าดูอย่างมาก เพราะฟีเจอร์นั้นให้ค่าตัวอักษรที่น่าเบื่อแทนบริบทภาพเต็มของแผนภูมิและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

นอกจากนี้ เครื่องมือกล้องยังช่วยให้สามารถทำการออกแบบรูปแบบเฉพาะ เช่น การหมุนแผนภูมิหรือช่วงข้อมูลเพื่อสร้างเลย์เอาต์แนวตั้ง ซึ่งคุณไม่สามารถทำได้ด้วยเครื่องมือสร้างแผนภูมิทั่วไปหรือการเชื่อมโยงพื้นฐาน เนื่องจากมันจัดการข้อมูลเหมือนวัตถุกราฟิกที่ปรับขนาดได้ซึ่งยังคงเชื่อมโยงแบบสดกับแหล่งข้อมูล เครื่องมือกล้องจึงดีกว่าตัวเลือกที่มีอยู่ในตัวใด ๆ

นี่พิสูจน์ว่าไมโครซอฟท์ซ่อนฟีเจอร์หลายอย่างที่อาจมีประโยชน์มากกว่าที่พวกเขาคิด ฉันแนะนำให้ลองใช้เครื่องมือทั้งหมดที่ไมโครซอฟท์ไม่ได้ใส่ในริบบอนเพื่อดูว่ามันจะช่วยคุณได้หรือไม่

ตอนนี้ ถ้าคุณยังไม่ได้ใช้กล้อง Excel แต่ทำงานหนักกับสเปรดชีต คุณควรเริ่มใช้เครื่องมือนี้ คุณมีแนวโน้มที่จะประหยัดเวลาได้มากโดยมีข้อมูลที่คุณต้องการอยู่ในกล่องที่มองเห็นง่าย