วิธีเลือกชื่อแบบสุ่มจากรายการใน Excel

ไม่ว่าคุณจะกำลังเลือกพนักงานดีเด่นของเดือน เลือกผู้ชนะของรางวัลแจกฟรี หรือมอบหมายงาน Excel เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสุ่มที่ปราศจากอคติ สูตรง่าย ๆ เหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างผลลัพธ์เดียวหรือรายการการเลือกที่ไม่ซ้ำกันทั้งหมดได้ในไม่กี่ขั้นตอน

วิธีที่ 1: แบบคลาสสิกชนะหนึ่งคน

ในการสุ่มเลือกชื่อจากตาราง Excel โดยใช้วิธีที่ใช้ได้กับทุกเวอร์ชันของ Excel การรวมคลาสสิกนี้ถือเป็นมาตรฐานในอุตสาหกรรม

สูตรมีลักษณะดังนี้:

=INDEX(T_Names[Names],RANDBETWEEN(1,COUNTA(T_Names[Names])))

สูตรนี้ทำงานอย่างไร

สูตรนี้ใช้ฟังก์ชันสามตัว: COUNTA, RANDBETWEEN และ INDEX ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ฟังก์ชันเหล่านี้ทำงานร่วมกัน:

1. COUNTA ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างในคอลัมน์ชื่อของตารางของคุณ
2. RANDBETWEEN สร้างเลขจำนวนเต็มแบบสุ่มระหว่าง 1 ถึงจำนวนทั้งหมดที่ระบุโดย COUNTA
3. INDEX ดูที่คอลัมน์ Names และดึงค่าที่อยู่ในแถวตามหมายเลขที่ถูกสร้างโดยตัวสุ่ม

เนื่องจากคุณกำลังใช้ตาราง Excel สูตรนี้จึงเป็นแบบไดนามิกอย่างเต็มที่ กล่าวคือ เมื่อคุณเพิ่มหรือลบชื่อจากรายการ สูตรจะปรับช่วงโดยอัตโนมัติ เพื่อสุ่มผู้ชนะอีกครั้ง ให้กด F9 เพื่อคำนวณชีตใหม่

ข้อสำคัญที่ควรทราบ

ก่อนที่คุณจะไปใช้วิธีนี้ มีสองประเด็นที่คุณควรสังเกต:

1. ความผันผวน: นี่คือสูตรที่มีความผันผวน ซึ่งหมายความว่ามันจะเลือกผู้ชนะใหม่ทุกครั้งที่คุณป้อนข้อมูลหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งใด ๆ ในสเปรดชีตของคุณ
2. ผู้ชนะแบบคงที่: เพื่อยืนยันชื่อผู้ชนะไม่ให้เปลี่ยน ให้คัดลอกเซลล์แล้ววางเนื้อหาเป็นค่า

วิธีที่ 2: การกีตาร์เดี่ยวสมัยใหม่

สำหรับผู้ที่ใช้ Microsoft 365, Excel สำหรับเว็บ, เวอร์ชัน Excel แบบหนึ่งครั้งที่เปิดตัวในปี 2024 หรือหลังจากนั้น หรือเวอร์ชันล่าสุดของแอปบนมือถือหรือแท็บเล็ต นี่คือวิธีที่สะอาดและเข้าใจง่ายกว่าในการสุ่มเลือกไอเท็มจากรายการ มันถูกสร้างขึ้นสำหรับเครื่องยนต์รุ่นใหม่ของ Excel และอ่านง่ายขึ้นเพราะชื่อฟังก์ชันบอกพฤติกรรมของมันอย่างชัดเจน

นี่คือสูตรที่คุณจะต้องใช้:

=CHOOSEROWS(T_Names[Names],RANDBETWEEN(1,ROWS(T_Names[Names])))

สูตรนี้ทำงานอย่างไร

เช่นเดียวกับในวิธีที่ 1 สูตรนี้ใช้ฟังก์ชันสามอย่าง: ROWS, RANDBETWEEN และ CHOOSEROWS:

1. ROWS ใช้คำนวณจำนวนแถวทั้งหมดในคอลัมน์ Names ของตาราง T_Names
2. RANDBETWEEN เลือกเลขจำนวนเต็มแบบสุ่มระหว่าง 1 ถึงจำนวนแถวทั้งหมดนั้น
3. CHOOSEROWS เลือกคอลัมน์ชื่อและดึงแถวที่ตรงกับหมายเลขสุ่ม

แนวทางนี้ถือเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้สมัยใหม่ที่ต้องการเพียงผู้ชนะเดียว โดยการใช้ตารางอ้างอิงแบบมีโครงสร้าง คุณจะลดความเสี่ยงที่สูตรจะเสียหายหากคุณย้ายข้อมูลหรือเพิ่มรายการใหม่หลายร้อยรายการในลิสต์ หลังจากที่คุณใส่สูตรแล้ว กด F9 เพื่อเลือกผู้ชนะคนใหม่

ประเด็นสำคัญที่ควรทราบ

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเลือกสิ่งของแบบสุ่มจากรายการ Excel ของคุณ แต่โปรดทราบสองข้อแรกนี้ก่อน:

1. ความเข้ากันได้: สูตรนี้ต้องใช้เวอร์ชันของ Excel ที่ทันสมัย ผู้ที่ใช้ Excel 2021 หรือต่ำกว่า ควรใช้วิธีที่ 1 แทน
2. ความผันผวนและการแช่แข็ง: เช่นเดียวกับฟังก์ชันสุ่มส่วนใหญ่ใน Excel ผลลัพธ์นี้จะเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่สเปรดชีตคำนวณใหม่ เพื่อแช่แข็งผู้ชนะของคุณ ให้คัดลอกเซลล์ จากนั้นใช้ "วางเป็นค่า" เพื่อเปลี่ยนสูตรให้เป็นข้อความคงที่

วิธีที่ 3: การสลับหลายผู้ชนะ

หากคุณต้องการเลือกผู้ชนะหลายคนจากรายการ Excel สำหรับการแจกของรางวัล การใช้วิธีเดิมซ้ำหลายครั้งอาจทำให้บุคคลเดียวกันชนะมากกว่าหนึ่งครั้ง เพื่อให้การจับสลากเป็นธรรม คุณจำเป็นต้องสับรายการและเลือกผลลัพธ์จากด้านบน วิธีนี้ยังทำให้มั่นใจได้ว่าแม้ว่าชื่อใดจะถูกป้อนลงในตารางของคุณสองครั้ง ก็สามารถชนะได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น

นี่คือสูตรที่ใช้:

=TAKE(SORTBY(UNIQUE(T_Names[Names]),RANDARRAY(ROWS(UNIQUE(T_Names[Names])))),3)

สูตรนี้ทำงานอย่างไร

นี่คือสูตรที่แข็งแรง ทนทาน เนื่องจากมันใช้การรวมฟังก์ชันที่ถูกต้อง: UNIQUE, RANDARRAY, ROWS, SORTBY และ TAKE:

1. UNIQUE สร้างเวอร์ชันที่กรองแล้วของรายการของคุณ ลบรายการที่ซ้ำกันออก เพื่อให้แต่ละคนมี "บัตร" ในการจับสลากเพียงหนึ่งใบเท่านั้น
2. RANDARRAY และ ROWS ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างรายการทศนิยมแบบสุ่มที่มีความยาวเท่ากับรายการเฉพาะของคุณ
3. SORTBY จัดลำดับชื่อที่ไม่ซ้ำตามตัวเลขทศนิยมแบบสุ่มเหล่านั้น ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วก็เหมือนกับการสับไพ่
4. TAKE ดึงชื่อสามอันดับแรกจากผลลัพธ์ที่สับเรียงแล้ว

เนื่องจากวิธีนี้สลับชื่อแทนการเลือกหมายเลขแถว จึงเป็นวิธีที่ทนทานที่สุดในการจัดการของรางวัล หากต้องการเปลี่ยนจำนวนผู้ชนะ เพียงแค่แทนเลข 3 ที่ท้ายสูตรด้วยจำนวนที่คุณต้องการ และตามปกติ กด F9 เพื่อรันเครื่องใหม่อีกครั้ง

ประเด็นสำคัญที่ควรทราบ

นี่คือสองประเด็นที่คุณควรจำไว้หากใช้วิธีนี้:

1. ช่วงการแสดงผล: นี่คือสูตรอาร์เรย์แบบไดนามิก ซึ่งหมายความว่าต้องมีเซลล์ว่างด้านล่างเพื่อให้ผลลัพธ์แสดงออกมา มิฉะนั้นคุณจะเห็นข้อผิดพลาด #SPILL!
2. ความเข้ากันได้: วิธีนี้ต้องใช้ Microsoft 365, Excel สำหรับเว็บ, เวอร์ชันสแตนด์อโลนของ Excel ที่ออกในปี 2024 หรือใหม่กว่า, หรือเวอร์ชันล่าสุดของแอปมือถือหรือแท็บเล็ต
3. ความผันผวน: ผลลัพธ์ของสูตรนี้จะรีเฟรชทุกครั้งที่คุณแก้ไขสมุดงาน ดังนั้นอย่าลืมใช้ "วางเป็นค่า" เมื่อคุณได้ตัวเลือกสุดท้ายของคุณแล้ว

คุณควรใช้วิธีใด?

นี่คือตารางสั้น ๆ เพื่อช่วยคุณเลือกวิธีที่เหมาะสมในการสุ่มเลือกหนึ่งหรือหลายรายการจากรายการใน Excel:

ไม่ว่าคุณจะต้องการความเข้ากันได้แบบสากลของวิธี INDEX หรือการป้องกันการซ้ำในตัวของการสลับ SORTBY Excel ทำให้การเลือกผู้ชนะเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม หากคุณพบว่าการเลือกชื่อไม่กี่ชื่อไม่เพียงพอ และคุณต้องการสลับข้อมูลทั้งชุด ก็สามารถทำได้ง่ายๆ เช่นกันในการสุ่มแถวในตาราง Excel เพื่อจัดเรียงข้อมูลของคุณใหม่ภายในไม่กี่วินาที