ไฟล์รูปแบบทั้ง 7 นี้จะมีอายุยืนกว่าสิ่งทั้งหมดที่คุณใช้เพื่อจัดเก็บมัน

เทคโนโลยีเกิดขึ้นและหายไปเร็วกว่าที่เราคิด — มีผลิตภัณฑ์และบริการที่เคยเป็นหลักสำคัญเพียงแค่หนึ่งหรือสองทศวรรษที่ผ่านมาแต่ตอนนี้กลายเป็นสิ่งสูญพันธุ์ กุญแจสำคัญในการรักษาสื่อดิจิทัลคือผ่านการเก็บข้อมูลอย่างชาญฉลาด และนั่นรวมถึงมากกว่าแค่สื่อกายภาพที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล รูปแบบไฟล์ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลก็สำคัญไม่แพ้กัน และไม่ใช่ทุกประเภทไฟล์จะเหมาะกับการใช้งานระยะยาว ยังไม่มีวิธีที่สมบูรณ์แบบในการทำนายว่ารูปแบบไหนจะอยู่รอดเหนือฮาร์ดแวร์ที่จัดเก็บ แต่ตัวเลือกที่มีแนวโน้มมากที่สุดคือข้อมูลที่ไม่ได้เข้ารหัสและไม่ได้บีบอัด หรือเป็นซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สแทนที่จะเป็นกรรมสิทธิ์

ในความเป็นจริง องค์กรจัดเก็บเอกสารที่มีชื่อเสียงเช่น หอสมุดรัฐสภาสหรัฐอเมริกาได้จัดทำรายการรูปแบบไฟล์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการเก็บรักษาไว้แล้ว เราก็สามารถมองอดีตเพื่อทำนายรูปแบบไฟล์ที่มีโอกาสสูงที่จะอยู่รอดในอนาคต รายการรูปแบบที่คงทนนี้รวมถึงประเภทไฟล์ที่ไม่เพียงแต่ตรงตามลักษณะที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่ยังอยู่รอดมาหลายทศวรรษจนถึงปัจจุบันด้วย หากคุณใช้รูปแบบไฟล์เหล่านี้สำหรับความต้องการด้านการเก็บเอกสารของคุณ มีโอกาสสูงที่ข้อมูลดิจิทัลของคุณจะอยู่ได้นานกว่าสื่อที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบัน

TXT

เอกสารข้อความธรรมดาแบบง่าย ๆ ที่ควรอยู่ได้นานตลอดไป

ไฟล์ TXT เป็นประเภทเอกสารคอมพิวเตอร์ที่พื้นฐานที่สุดประเภทหนึ่ง พวกมันประกอบด้วยข้อมูลข้อความธรรมดาที่เข้ารหัสเป็นตัวเลขฐานสอง ซึ่งสามารถอ่านได้โดยแทบทุกคอมพิวเตอร์ โปรแกรมประมวลผลคำ หรือโปรแกรมดูเอกสาร ประเภทไฟล์ข้อความธรรมดานี้ขาดคุณสมบัติสมัยใหม่ที่เราเคยคาดหวังจากเอกสารข้อความ เช่น การจัดรูปแบบ ไฮเปอร์ลิงก์ หรือการฝังภาพ

อย่างไรก็ตาม ความเรียบง่ายนี้ยังเป็นสิ่งที่ทำให้ไฟล์ TXT เหมาะสำหรับการเก็บรักษา ไฟล์ TXT มีขนาดเล็กและสามารถอ่านได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ และลักษณะพื้นฐานของไฟล์ทำให้มันสามารถอ่านได้ในทุกระบบปฏิบัติการและยุคสมัยทางเทคโนโลยี

เอ็กซ์เอ็มแอล

ภาษามาร์กอัปสำหรับการจัดโครงสร้างและติดแท็กข้อมูลข้อความ

XML ย่อมาจาก "Extensible Markup Language" และมันเป็นประเภทเอกสารข้อความธรรมดาที่มีความยืดหยุ่นมากกว่า TXT ในขณะที่ TXT เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบขั้นพื้นฐาน XML เหนือกว่าในการจัดระเบียบและสร้างโครงสร้างข้อมูลดิจิทัล ไฟล์ XML มีแท็กที่ใช้จัดประเภทและอธิบายข้อมูลภายในพวกมัน มันคล้ายกับไฟล์ CSV ตรงที่ XML เหมาะสำหรับการสร้างโครงสร้างชุดข้อมูลขนาดใหญ่เช่นฐานข้อมูลหรือข้อมูลเมตา

ความสวยงามของการใช้ไฟล์ XML คือมันมีความหมายทางตรรกะเมื่ออ่านเป็นข้อความธรรมดา เนื่องจากแท็กจะแสดงให้เห็นชัดเจนว่ากลุ่มข้อมูลแต่ละกลุ่มประกอบด้วยอะไร กล่าวอีกอย่างหนึ่ง เอกสาร XML สามารถเปิดด้วยตัวแก้ไขข้อความพื้นฐานใด ๆ และมนุษย์หรือเครื่องมือซอฟต์แวร์จะสามารถแยกวิเคราะห์ข้อมูลและเข้าใจความหมายทั้งหมดได้อย่างไม่มีปัญหา

ไฟล์ PDF

รูปแบบไฟล์อเนกประสงค์ที่รองรับฟอนต์ การจัดรูปแบบ และภาพ

ลักษณะสำคัญอย่างหนึ่งของประเภทไฟล์ที่เหมาะสำหรับการเก็บรักษาระยะยาวที่เรายังไม่ได้กล่าวถึงคือไฟล์เหล่านี้มีอยู่ทั่วไป รูปแบบที่เป็นที่นิยมซึ่งเป็นกรรมสิทธิ์อาจมีโอกาสรอดมากกว่าประเภทไฟล์โอเพ่นซอร์สเฉพาะกลุ่มที่ไม่มีใครใช้ นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่ว่าไฟล์ Portable Document Format (PDF) ของ Adobe มีแนวโน้มที่จะอยู่ได้นานแม้ว่าจะเป็นรูปแบบไฟล์ที่ไม่สมบูรณ์แบบสำหรับการเก็บถาวรก็ตาม PDFs ใช้ห้องสมุดฟอนต์ที่เก็บไว้บนอุปกรณ์ของคุณ ซึ่งเป็นปัญหา หากฟอนต์บางตัวกลายเป็นไม่ค่อยพบหรือสูญพันธ์ PDF เก่าอาจอ่านไม่ได้บนอุปกรณ์รุ่นใหม่

โชคดีที่มีวิธีแก้ปัญหา และมันเรียกว่า PDF/A ซึ่งเป็นคำย่อของ "PDF สำหรับการเก็บรักษา" ไฟล์ PDF/A รวมทุกข้อมูลที่จำเป็นในการเปิดและอ่านเอกสารไว้ในไฟล์เอง ซึ่งรวมถึงฟอนต์ ชุดตัวอักษร และโปรไฟล์สี แต่ไฟล์ PDF/A โดยธรรมชาติจะไม่รวมสิ่งต่าง ๆ เช่น ลิงก์ การบันทึกเสียง หรือการบันทึกวิดีโอที่เป็นส่วนหนึ่งของ PDF ปกติ เนื่องจากความแพร่หลายของ PDF และความสามารถในการรองรับอนาคตของ PDF/A ไฟล์เหล่านี้จึงมีความเหมาะสมที่จะเก็บรักษาไว้นาน หากมีตัวเลือก คุณควรใช้ PDF/A ในสถานการณ์ที่มีเป้าหมายเพื่อการเก็บรักษา

ซีเอสวี

เอกสารข้อความธรรมดาที่มีข้อมูลจัดเรียงเป็นตาราง

วิธีที่ดีที่สุดในการเก็บรักษาข้อมูลที่มักอยู่ในสเปรดชีตคือไฟล์ CSV ซึ่ง CSV ย่อมาจาก Comma-Separated Values หรือค่าแยกด้วยเครื่องหมายจุลภาค ในแง่ง่ายๆ ไฟล์ CSV คือเอกสารข้อความธรรมดาที่ใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกจุดข้อมูลในรูปแบบที่สอดคล้องกับโครงร่างที่กำหนด ไฟล์ CSV สามารถอ่านในรูปแบบกราฟิกโดยโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets แต่ก็สามารถเปิดด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความหรือโปรแกรมดูเอกสารใดก็ได้ เครื่องหมายจุลภาคเป็นกุญแจสำคัญในการแยกแต่ละข้อมูลและจัดให้ตรงกับหมวดหมู่ที่กำหนด ลักษณะเป็นข้อความธรรมดาของไฟล์ CSV หมายความว่ามันจะคงอยู่ได้นานตราบเท่าที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านไบนารีได้

ทีไอเอฟเอฟ

รูปแบบภาพที่ไม่ได้บีบอัดและไม่ได้เข้ารหัส

การหาฟอร์แมตภาพที่เหมาะสมสำหรับการเก็บรักษานั้นซับซ้อน JPEG หรือฟอร์แมตย่อยอย่าง JPEG 2000 ดูดีบนกระดาษ — แต่จริง ๆ แล้วมันเกี่ยวข้องกับการบีบอัดและประสบกับปัญหาเช่นการสูญเสียข้อมูลหรือการเกิดอาร์ติแฟกต์ระหว่างทาง แทนที่จะใช้ ฟอร์แมต TIFF เป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับการเก็บภาพในระยะยาว ประเภทไฟล์นี้ย่อมาจาก Tagged Image File Format (TIFF) และสิ่งสำคัญคือมันประกอบด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกบีบอัดและไม่ถูกเข้ารหัส ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลภาพในคุณภาพสูง โดยสามารถแสดงสีได้ถึง 32 บิต

น่าเสียดายที่ไฟล์ TIFF มีขนาดใหญ่มากและมีข้อจำกัดด้านขนาด หากคุณใส่ใจเรื่องประสิทธิภาพของข้อมูลหรือจำเป็นต้องเก็บภาพที่มีขนาดใหญ่กว่า 4GB คุณจะต้องเลือกใช้ฟอร์แมตที่แข่งขันได้เช่น JPEG เพื่อให้ไฟล์ของคุณมีโอกาสอยู่ได้นานที่สุด TIFF เป็นตัวเลือกที่เหนือกว่าในด้านความคงทน

เวฟ

รูปแบบไฟล์ดิจิทัลที่มีข้อมูลเสียงดิบและไม่ถูกบีบอัด

ต้องการรูปแบบไฟล์เสียงที่สร้างขึ้นมาให้อายุการใช้งานยาวนานหรือไม่? AIFF (Audio Interchange File Format) หรือ WAV (Waveform Audio File Format) คือทางเลือกที่เหมาะสม AIFF ถูกพัฒนาโดย Apple ในขณะที่ WAV ถูกสร้างโดย Microsoft และ IBM แต่รูปแบบหลังเป็นที่นิยมมากกว่า เป็นไฟล์ที่สูญเสียข้อมูลน้อยที่สุดโดยไม่มีการบีบอัดใด ๆ ทำให้เหมาะสำหรับการเก็บรักษา ไฟล์ WAV สามารถเล่นได้บนระบบปฏิบัติการเกือบทุกชนิดเนื่องจากความยืดหยุ่นของมัน แม้ว่าจะเหมือนกับ TIFF แต่ไฟล์ WAV มีขนาดใหญ่กว่าตัวเลือกอื่น ๆ เช่น MP3

เอวีไอ

คอนเทนเนอร์มัลติมีเดียพื้นฐานที่เก็บข้อมูลเสียงและวิดีโอทั้งคู่

รูปแบบวิดีโอยอดนิยมเช่น MP4 เหมาะสมกับการเก็บรักษาไม่ดีเนื่องจากพึ่งพาการบีบอัด และเวอร์ชันที่ไม่บีบอัดของรูปแบบ Audio Video Interleave (AVI) แก้ปัญหานี้ได้ มันเป็นคอนเทนเนอร์ที่เก็บข้อมูลวิดีโอและเสียงที่จำเป็นสำหรับการเล่น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บวิดีโอเก่า ๆ ที่เก็บในสื่อต่าง ๆ เช่น ภาพยนตร์ในเทป VHS ขนาดไฟล์ใหญ่ และคุณสมบัติเช่นการสนับสนุนข้อมูลเมตาไม่มีให้เห็น อย่างไรก็ตาม AVI มีแนวโน้มที่จะสามารถเล่นได้ในอีกหลายทศวรรษข้างหน้า และแนะนำให้ใช้สำหรับการเก็บรักษาวิดีโอโดยหน่วยงานจัดเก็บ เช่น มหาวิทยาลัย Northwestern

การมีรูปแบบไฟล์ที่รองรับอนาคตสำคัญขนาดไหน?

ความยืนนานของรูปแบบไฟล์ดิจิทัลของคุณไม่ได้มีความสำคัญเท่ากับในอดีต หากมีเครื่องมือแปลงไฟล์แบบโอเพนซอร์สที่สามารถอ่านรูปแบบไฟล์เก่าและเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ภายในเป็นรูปแบบใหม่ การเก็บรักษาจึงไม่ใช่ปัญหามากนัก รูปแบบไฟล์ทั่วไปเช่น JPEG หรือ FLAC อาจอยู่ได้หลายทศวรรษ แม้ว่าจะไม่ตรงตามคุณสมบัติที่เข้มงวดของไฟล์คุณภาพการเก็บรักษา แต่การเลือกใช้รูปแบบข้อความธรรมดาโดยไม่เข้ารหัสหรือบีบอัดที่ไม่จำเป็นจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้ การหลีกเลี่ยงรูปแบบไฟล์เฉพาะหรือข้อมูลที่มีซอฟต์แวร์การจัดการสิทธิ์ดิจิทัล (DRM) ก็เป็นสิ่งที่แนะนำสำหรับการเก็บรักษาเช่นกัน

คุณจะสังเกตได้ว่าไฟล์ฟอร์แมตรูปแบบเหล่านี้หลายรูปแบบมีอายุมากหรือเป็นเฉพาะกลุ่มเมื่อเทียบกับไฟล์ประเภทที่นิยมมากกว่าในประเภทเดียวกัน นั่นเป็นเพราะไฟล์เหล่านี้อาจไม่ค่อยมีประสิทธิภาพหรือมีฟีเจอร์เท่ากับรุ่นที่มาแทนหรือทางเลือกอื่น อย่างไรก็ตามเมื่อพูดถึงการเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัล ความเรียบง่ายและการเข้าถึงได้ง่ายมักจะเป็นสิ่งที่เหนือกว่าเสมอ