วิธีใช้ Slicers ใน Excel (และทำไมถึงดีกว่าการกรองข้อมูล)

ตัวกรองมาตรฐานของ Excel มีบทบาทของมันในกระบวนการทำงานเฉพาะ แต่จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเมื่อคุณต้องการสำรวจข้อมูลอย่างรวดเร็ว แทนที่จะฝังเกณฑ์ในเมนูซ้อนกัน คุณสามารถใช้ slicers เพื่อสร้างแผงควบคุมแบบภาพที่ใช้งานได้ทันที

ตัวกรองแบบเลื่อนลงมาตรฐานของ Excel กำลังทำให้คุณช้าลง

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของการคลิก

พวกเราทุกคนเคยทำแบบนี้ คุณคลิกที่ลูกศรลงเล็กๆ ที่ด้านบนของคอลัมน์ ยกเลิกการเลือก "เลือกทั้งหมด" เลื่อนดูรายการยาวๆ เพื่อหาสิ่งที่คุณสนใจจริงๆ และคลิก "ตกลง" มันใช้งานได้—แต่เป็นวิธีที่งุ่มง่ามและเต็มไปด้วยเมนูในการโต้ตอบกับข้อมูล ทันทีที่คุณคลิกออกไป ตัวเลือกการกรองของคุณจะหายไปจากหน้าจอ ทำให้คุณต้องเดาว่าตอนนี้มีการใช้อะไรบ้างเว้นแต่จะเปิดเมนูนั้นใหม่

ปัญหาจะรุนแรงขึ้นเมื่อคุณเริ่มซ้อนตัวกรองหลายคอลัมน์ กรองตามประเทศ จากนั้นตามแผนก และจากนั้นตามผลิตภัณฑ์ และทันใดนั้นสเปรดชีตของคุณก็เต็มไปด้วยไอคอนกรวยเล็ก ๆ ที่เข้าใจผิดได้ง่าย

นั่นไม่ใช่ข้อกล่าวหาว่าตัวกรองแบบเลื่อนลงแบบดั้งเดิมไม่มีประโยชน์ หากคุณกำลังจัดการกับคอลัมน์ที่มีรายการเฉพาะหลายร้อยรายการ เช่น หมายเลขชิ้นส่วนเฉพาะหรือชื่อบุคคล กล่องค้นหาที่มาพร้อมตัวกรองมักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการพิมพ์คำสำคัญและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ ตัวกรองแบบดั้งเดิมเหมาะที่สุดสำหรับการค้นหาที่ละเอียดและใช้ข้อความเป็นหลักประเภทนี้

อย่างไรก็ตาม พวกเขาพบว่าการสื่อสารสถานะเป็นเรื่องยาก ใช่ พวกเขาให้คุณกรองข้อมูลของคุณได้ แต่พวกเขาไม่ได้ทำให้เห็นอย่างชัดเจนว่าสิ่งใดกำลังทำงานอยู่ในขณะนั้น หากคุณสลับบ่อยระหว่างหมวดหมู่กว้างระดับสูงแทนการค้นหาสตริงข้อความเฉพาะ การซ่อนไว้ในเมนูทำให้สเปรดชีตของคุณอ่าน แชร์ และตรวจสอบได้ยากขึ้นโดยเฉพาะเมื่อหลายคนทำงานร่วมกันบนชีตเดียวกัน

Slicers เปลี่ยนสเปรดชีตของคุณให้เป็นแผงควบคุมเชิงภาพ

มองเห็นข้อมูลของคุณได้ชัดเจนขึ้น

Slicers แก้ปัญหาจุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดของตัวกรองมาตรฐานโดยการนำตัวเลือกของคุณออกมาให้เห็น แทนที่จะซ่อนการควบคุมไว้ในเมนูแบบเลื่อนลง Slicers จะเปลี่ยนหมวดหมู่ของคุณให้กลายเป็นปุ่มขนาดใหญ่ที่คลิกได้ซึ่งอยู่บนแผ่นงานโดยตรง

ต้องการดูยอดขายของสหรัฐอเมริกาหรือไม่? คุณเพียงแค่คลิกที่มัน ต้องการรวมหลายแผนกหรือไม่? คุณสามารถเลือกหลายปุ่มพร้อมกันโดยการกด Ctrl ขณะคลิก หรือคลิกที่สวิตช์ Multi-Select ที่ด้านบนของแผงควบคุม ต้องการรีเซ็ตทุกอย่างหรือไม่? เพียงคลิกเดียวก็ล้างการเลือกของตัวกรองได้

เลย์เอาต์ที่คงที่นี้เปลี่ยนชุดข้อมูลของคุณให้ใกล้เคียงกับแดชบอร์ดเชิงโต้ตอบมากกว่าตารางคงที่ ข้อดีอีกประการคือความตอบสนองทันทีทันใด ทันทีที่คุณคลิกตัวเลือก ข้อมูลจะอัปเดต หากหมวดหมู่ใดไม่มีเรคคอร์ดที่ตรงกับการเลือกปัจจุบันของคุณ ปุ่มของหมวดหมู่นั้นจะเปลี่ยนเป็นสีเทาโดยอัตโนมัติ วงจรการให้ข้อเสนอแนะนั้นทำให้การตัดข้อมูลเชิงภาพง่ายขึ้นมากโดยไม่ต้องเจอทางตัน

คุณสามารถใช้ตัวตัดบนตารางปกติและ PivotTables

กำลังตั้งค่ากระบวนงานใหม่ของคุณ

หนึ่งในความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับสไลเซอร์คือมันใช้ได้เฉพาะกับ PivotTable ที่ซับซ้อน เท่าที่ดี นั่นไม่ใช่กรณีอีกต่อไป เวอร์ชันสมัยใหม่ของ Excel ยังรองรับสไลเซอร์บนตาราง Excel ปกติ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้พวกมันในสเปรดชีตประจำวันได้

นี่คือวิธีเริ่มต้น:

1. คลิกที่ใดก็ได้ในข้อมูลของคุณแล้วกด Ctrl+T (หรือคลิก แทรก > ตาราง)
2. ยืนยันช่วงของคุณและว่าข้อมูลของคุณมีหัวข้อหรือไม่
3. เปิดแท็บ ออกแบบตาราง จากนั้นเลือก แทรกตัวกรอง
4. เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการกรอง จากนั้นคลิก ตกลง

จากนั้น Excel จะสร้างแผงลอยที่คุณสามารถวางที่ใดก็ได้บนเวิร์กชีตของคุณ แผงเหล่านี้สามารถโต้ตอบได้อย่างเต็มที่: คุณสามารถปรับขนาด จัดเรียงใหม่ และใช้เพื่อกรองชุดข้อมูลของคุณได้ ฉันชอบวางไว้ด้านบนเพื่อให้เห็นเด่นตั้งแต่เปิดเวิร์กชีต

แนวคิดเดียวกันนี้ใช้กับ PivotTables (ผ่านแท็บ วิเคราะห์ PivotTable) ซึ่งมันกลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสรุปและรวมข้อมูลอย่างไดนามิก

เชื่อมต่อเครื่องตัดชิ้นเดียวกับชุดข้อมูลหลายชุด

แผงควบคุมหนึ่งสำหรับหลายมุมมอง

จุดที่เครื่องตัดข้อมูล (Slicers) ใน Excel เริ่มให้ความรู้สึกเป็นมืออาชีพจริง ๆ คือเมื่อคุณเชื่อมโยงมันข้ามหลายตาราง PivotTable ที่สร้างจากชุดข้อมูลหลักเดียวกัน

ในการตั้งค่านี้:

1. คลิกที่ใดก็ได้ภายในหนึ่งใน PivotTables และในแท็บ PivotTable Analyze คลิก Insert Slicer
2. เลือก ฟิลด์ ที่คุณต้องการให้ตัวกรองนี้ควบคุม แล้วคลิก ตกลง
3. คลิกขวาที่ slicer จากนั้นคลิก การเชื่อมต่อรายงาน
4. ในบทสนทนา ให้ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ ตารางสรุปทุกตัว ที่คุณต้องการให้ตัวกรองนี้ควบคุม

แผนภูมิไดนามิก เปลี่ยนข้อมูลดิบของคุณให้กลายเป็นการนำเสนอที่มีชีวิต

การมองเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณแบบเรียลไทม์

ประสบการณ์ที่คล้ายกับแอปที่ตัวกรองสไลซ์นำมาจะชัดเจนมากขึ้นเมื่อคุณเพิ่มแผนภูมิเข้าไปในผสม หากคุณสร้างแผนภูมิหรือ PivotChart จากตารางหรือ PivotTable ที่เชื่อมต่อกับสไลซ์ มันจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลพื้นฐานถูกกรอง

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติมใดๆ นอกเหนือจากการสร้างแผนภูมิจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อกับตัวกรอง เมื่อคุณเลือกตัวเลือกในตัวกรอง ข้อมูลพื้นฐานจะถูกกรอง และแผนภูมิที่เชื่อมต่อของคุณจะถูกอัปเดตทันที

โดยการจับคู่กราฟบางส่วนที่วางไว้เชิงกลยุทธ์กับบล็อกตัวกรอง คุณสามารถสร้างชั้นการนำเสนอที่ทำงานได้เต็มรูปแบบและโต้ตอบได้ ซึ่งสามารถแทนที่ความจำเป็นในการใช้สไลด์แบบคงที่ได้อย่างสมบูรณ์

สเปรดชีตของคุณจะรู้สึกเหมือนแอปเว็บสมัยใหม่ในที่สุด

ผลตอบแทนด้านผลผลิตทันที

Slicers มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณแชร์สมุดงานของคุณกับผู้อื่น ไม่ใช่ทุกคนที่สะดวกในการใช้งานเลย์เอาต์แบบดรอปดาวน์แบบดั้งเดิมของ Excel และปุ่มแบบภาพเหล่านี้ช่วยลดความยุ่งยากในการเรียนรู้ไปทั้งหมด แทนที่จะต้องค้นหาในเมนู ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับตัวควบคุมบนหน้าจอที่ชัดเจน ทำให้สเปรดชีตรู้สึกเหมือนอินเทอร์เฟซแบบแอปพลิเคชันที่เรียบง่ายมากขึ้น

นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความชัดเจนระหว่างการสำรวจ เนื่องจากตัวเลือกทั้งหมดปรากฏให้เห็นพร้อมกัน ใครก็ตามที่เปิดไฟล์สามารถเห็นมิติข้อมูลของชุดข้อมูลได้ทันที เนื่องจากตัวเลือกที่ไม่สามารถใช้ได้จะถูกทำให้เป็นสีเทาตามการเลือก จึงสามารถเห็นการโต้ตอบของจุดข้อมูลได้ง่ายโดยไม่ต้องลองผิดลองถูกอยู่เสมอ ซึ่งทำให้ slicers เป็นการเพิ่มเติมที่ดีสำหรับแดชบอร์ด ไฟล์รายงาน และสเปรดชีตร่วมใด ๆ ที่ทีมของคุณใช้งานซ้ำตลอดเวลา

การอัปเกรดง่าย ๆ แต่ได้ผลตอบแทนสูง

Slicers นำตรรกะข้อมูลของคุณมาที่เวิร์กชีตโดยตรง ซึ่งคุณสามารถเห็นและควบคุมได้ในคราวเดียว เมื่อคุณเริ่มใช้ Slicers การนำทางข้อมูลของคุณจะเลิกรู้สึกเหมือนงานที่น่าเบื่อและเริ่มรู้สึกเหมือนการโต้ตอบกับแดชบอร์ดที่สะอาดและโต้ตอบได้ เมื่อคุณพร้อมที่จะปรับปรุงการนำเสนอ คุณสามารถแก้ไขสไตล์ของ Slicer ให้ตรงกับการออกแบบรายงานของคุณและสร้างงานที่ปรับแต่งอย่างสวยงาม