เคล็ดลับการทำความสะอาดที่ดีที่สุดของ Excel ซ่อนอยู่หลัง Ctrl+G

คนส่วนใหญ่ที่ฉันรู้จัก กด Ctrl+C และ Ctrl+V ใน Excel หลายร้อยครั้งต่อวัน แต่ไม่เคยกด Ctrl+G พวกเขาพลาดไปเพราะกล่องโต้ตอบ Go To ที่เปิดขึ้นนั้นเป็นเพียงประตูหน้าเท่านั้น และพลังการล้างจริง ๆ อยู่ที่ปุ่มเล็ก ๆ ที่มีป้ายว่า Special

มันสามารถจับเซลล์ว่างทั้งหมด สูตรทั้งหมด ข้อผิดพลาดทั้งหมด และแถวที่มองเห็นได้ทั้งหมดในพื้นที่เลือกของคุณได้เพียงคลิกเดียว ฉันพึ่งพามันมากกว่าทางลัดคีย์บอร์ด Excel อื่น ๆ ที่ใช้ทุกวันและไม่อยากเสียไป และเมื่อคุณเห็นสิ่งที่มันทำกับแผ่นงานที่ยุ่งเหยิง คุณจะยากที่จะกลับไปใช้แบบเดิม

Ctrl+G เปิดมากกว่ากล่องโต้ตอบ Go To พื้นฐาน

ปุ่มพิเศษคือที่อยู่ของตัวเลือกการทำความสะอาด

กด Ctrl+G และหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นดูธรรมดา — มีช่องข้อความ ปุ่ม OK และปุ่มพิเศษซ่อนอยู่มุมล่างซ้าย ปุ่มพิเศษนั้นเป็นเหตุผลทั้งหมดที่ทำให้คีย์ลัดนี้มีที่อยู่ในเวิร์กโฟลว์ของฉัน

คลิกมัน แล้วคุณจะได้เมนูที่คนส่วนใหญ่มักไม่เคยเปิด: ช่องว่าง ค่าคงที่ สูตร รูปแบบตามเงื่อนไข การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล วัตถุ เซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น และความแตกต่างของแถว เป็นต้น ตัวเลือกแต่ละอย่างจะสั่งให้ Excel เลือกทุกเซลล์ในช่วงที่ใช้งานของคุณที่ตรงกับเงื่อนไขนั้น

คุณสามารถเข้าถึงเมนูเดียวกันได้ผ่าน Find & Select บนแท็บ Home แต่ต้องคลิกสามครั้ง Ctrl+G แล้วตามด้วย Special คือสองครั้งกดแป้นพิมพ์และคลิกหนึ่งครั้ง ในช่วงวันทำงานที่ใช้เวลาทำความสะอาดข้อมูลการขายและตามหาข้อมูลที่หลงเหลือ นั่นรวมเป็นจำนวนมาก

การลบบรรทัดว่างเป็นวิธีทำความสะอาดที่ง่ายที่สุด

เมนูหนึ่งค้นหาทุกเซลล์ว่างในแผ่นงานของคุณพร้อมกัน

ข้อมูลยอดขายของฉันมี 33 แถวที่มีข้อมูลจริง และมีแถวว่างยาวต่อท้าย ซึ่งเป็นพื้นที่เหลือที่ใครบางคนไม่เคยลบก่อนส่งไฟล์ การจัดเรียงไม่ได้ช่วยเพราะแถวว่างเหล่านั้นอยู่ด้านล่างอยู่แล้ว การลบด้วยตนเองใช้ได้กับแผ่นงานเล็ก แต่เป็นเรื่องต่างออกไปเมื่อคุณต้องเจอกับแถวหลายพันแถว นี่คือวิธีที่สะอาดกว่:

1. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการตรวจสอบค่าที่ว่าง คอลัมน์พนักงานขายเป็นจุดยึดที่ดีในกรณีของฉัน
2. กด Ctrl + G แล้วคลิก Special
3. เลือก เว้นว่าง และคลิก ตกลง.
4. คลิกขวาที่เซลล์ที่เน้นใดก็ได้แล้วเลือก ลบ > แถวทั้งหมด

Excel จะลบแถวทุกแถวที่มีค่าว่างในคอลัมน์นั้นโดยไม่รบกวนโครงสร้างที่เหลือ ในแผ่นงานการขาย ฟังก์ชันนี้จะลบพื้นที่ว่างในเวลาประมาณห้าวินาที ในแผ่นงานที่มี 6,000 แถว ยังคงใช้เวลาประมาณห้าวินาที

การตรวจสอบสูตรใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีเมื่อคุณเลือกทั้งหมดพร้อมกัน

การใช้รหัสสีในคำนวณของคุณทำให้การหาข้อผิดพลาดง่ายขึ้น

ในชีตที่มีความยุ่งเหยิง ตัวเลขและสูตรที่เขียนไว้ตรง ๆ จะดูเหมือนกันจนกว่าจะมีบางอย่างพัง คอลัมน์ค่าคอมมิชชั่นและอัตรากำไรในเวิร์กบุ๊กขายของฉันใช้สูตร LET แต่ถ้าฉันเผลอเขียนทับเซลล์ใดเซลล์หนึ่งด้วยตัวเลขคงที่ จะไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงให้เห็น — จนกว่าจะถึงยอดรวมของเดือนหน้าที่ผิดพลาด

อย่างไรก็ตาม, Ctrl + G > Special > Formulas จะเน้นทุกเซลล์สูตรในพื้นที่ที่คุณเลือกพร้อมกัน จากนั้นผมจะใส่สีเติมให้กับพวกมันเพื่อให้การคำนวณโดดเด่นจากข้อมูลที่ป้อนเข้า ซึ่งเป็นหนึ่งในเทคนิคการจัดรูปแบบที่ผมใช้เพื่อให้เซลล์ที่ถูกคำนวณมองเห็นได้ชัดขึ้น

กล่องโต้ตอบยังช่วยให้คุณจำกัดให้แคบลงไปที่ ตัวเลข ข้อความ ลอจิก หรือข้อผิดพลาดได้อีกด้วย หากคุณต้องการเฉพาะข้อผิดพลาดของสูตร ตัวกรองสุดท้ายจะพาคุณไปยังเซลล์ที่เสียโดยตรงโดยไม่ต้องเขียน IFERROR ครอบทุกการคำนวณ

คัดลอกข้อมูลที่ถูกกรองและซ่อนโดยไม่ลากแถวเพิ่มเติมไปด้วย

ตัวเลือก 'เฉพาะเซลล์ที่มองเห็น' คือสิ่งที่ผู้ใช้ขั้นสูงเชื่อมั่น

เมื่อฉันซ่อนแถวในรายงานการขายด้วยตนเอง — ย่อพื้นที่ภาคใต้และภาคตะวันออกเพื่อมุ่งเน้นไปที่ภาคเหนือและภาคตะวันตก — การทำที่ชัดเจนคือคัดลอกสิ่งที่เหลืออยู่แล้ววางในที่อื่น Excel ไม่ได้ทำงานร่วมกันเสมอไป แถวที่ถูกซ่อนมักจะไปพร้อมกับแถวที่มองเห็นได้ โดยเฉพาะเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลที่ถูกจัดกลุ่มหรือมีโครงร่าง นี่คือตัวแก้ไข:

1. ซ่อนหรือย่อแถวที่คุณไม่ต้องการ
2. เลือกช่วงที่มองเห็นได้
3. กด Ctrl + G แล้วคลิก Special
4. เลือก เฉพาะเซลล์ที่มองเห็น แล้วคลิก ตกลง
5. คัดลอกและวาง และตอนนี้เฉพาะแถวที่มองเห็นเท่านั้นที่ถูกโอน

นี่ก็เป็นวิธีที่สะอาดในการคัดลอกจากโครงร่างที่จัดกลุ่มโดยไม่จำเป็นต้องแยกกลุ่มก่อน ทุกครั้งที่คุณจำกัดชุดข้อมูลสำหรับผู้อื่น นี่คือตัวกดแป้นพิมพ์ที่ช่วยให้การวางข้อมูลถูกต้อง

การเลือกความคิดเห็น วัตถุ และค่าคงที่ทีละมากๆ จะช่วยประหยัดเวลาได้จริง

ตัวเลือกบางอย่างที่ถูกมองข้ามเติมเต็มเมนู

ชัยชนะในการทำความสะอาดหัวข้อหลักคือช่องว่าง สูตร และเซลล์ที่มองเห็นได้ แต่เมนู Go To Special ที่เหลือก็ควรรู้เช่นกัน โน้ตจะกระโดดไปยังทุกเซลล์ที่มีคำอธิบายพร้อมกัน ซึ่งช่วยได้เมื่อคุณกำลังลบการทำเครื่องหมายก่อนที่จะแบ่งปันเวิร์กบุ๊กกับลูกค้า

วัตถุจะเลือกทุกภาพ แผนภูมิ และรูปทรงในแผ่นงานของคุณ ซึ่งดีกว่าการคลิกทีละอันเมื่อคุณต้องการลบหรือย้ายชุด ค่าคงที่ทำตรงกันข้ามกับตัวเลือกสูตร — มันแยกทุกค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณตรวจสอบข้อมูลนำเข้าของคุณโดยไม่กระทบการคำนวณ ซึ่งทำให้มันเป็นตัวช่วยที่ดีร่วมกับกฎการตรวจสอบข้อมูลที่จะบล็อกการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องก่อนที่มันจะเข้าสู่แผ่นงานของคุณ

ความแตกต่างของแถวคือดาวเงียบที่นี่ เลือกแถวหนึ่ง รันมัน และ Excel จะเน้นเซลล์เดียวที่ไม่ตรงกับรูปแบบของเซลล์รอบข้าง นั่นคือตรวจสอบความสอดคล้องอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเขียนสูตรช่วย

ฉันกำลังจะใช้ Ctrl+G ต่อไปที่ไหน

การจับคู่กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน

สิ่งต่อไปที่ฉันต้องการเพิ่มบนสิ่งนี้คือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ทำเครื่องหมายเซลล์สูตรในทันทีที่ถูกเขียน ดังนั้นการตรวจสอบจะกลายเป็นภาพแทนที่จะทำด้วยมือ อย่างไรก็ตามต้องมีความสมดุล — ถ้ามีกฎทับซ้อนกันมากเกินไป ชีตก็จะดูเหมือนหน้าต่างกระจกสี ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการควบคุมการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจึงสำคัญพอๆ กับการตั้งค่มัน

ยิ่งฉันเจาะลึกเข้าไปใน Excel มากเท่าไหร่ คุณสมบัติที่มีประโยชน์ก็ยิ่งพบว่าอยู่เพียงคลิกเดียวเกินกว่าที่คนส่วนใหญ่หยุดมอง Ctrl+G เป็นต้นแบบของรูปแบบนั้น และยังมีเมนูอีกมากให้สำรวจ