วิธีทำงานซ้ำใน Excel โดยอัตโนมัติด้วย Copilot

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับทุกคนที่ต้องจัดการตัวเลข งบประมาณ และชุดข้อมูล อย่างไรก็ตาม ด้วยปริมาณข้อมูลมหาศาลที่คุณจัดการและงานซ้ำ ๆ ที่ทำด้วยตนเอง Excel อาจทำให้เหน็ดเหนื่อยมาก ในขณะที่ดูเหมือนว่าการตลาด AI จำนวนมากมุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์ การเป็นผู้ช่วยก็ยังคงอยู่สูงในรายการงานของ Copilot

Copilot สามารถจัดการงานยุ่งมากมายให้กับคุณและทำให้ภาระงานของคุณเบาลงมาก มันยังไม่ยากที่จะเริ่มต้น เพราะ Copilot พูดภาษาอังกฤษง่ายๆ

โคไพล็อตทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น

ลูคัส กูเวีย/How-To Geek | ยาราน/Shutterstock

การย้ายจากการใช้สเปรดชีตที่คุณทำด้วยมือไปสู่กระบวนการทำงานอัตโนมัติจะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นมาก ผมไม่ได้บอกว่าคุณไม่ควรเรียนรู้วิธีเขียนโปรแกรมและทำงานด้วยตัวเอง แต่อย่างไรก็ตาม การบอก AI ว่าคุณต้องการทำอะไรกับชุดข้อมูลที่ซับซ้อนและให้ Copilot จัดการงานหนักจะเร็วกว่ามาก

ระบบอัตโนมัติช่วยให้การทำงานประเภทการป้อนข้อมูลปลอดภัยจากความผิดพลาดของมนุษย์ เช่น ความเหนื่อย การพิมพ์ผิด หรือการพลาดแถวใดแถวหนึ่ง ดังนั้นทุกอย่างในสเปรดชีตของคุณจึงยังคงสะอาดและเชื่อถือได้ เมื่อคุณส่งงานที่น่าเบื่อ เช่น การจัดรูปแบบ การจับคู่เซลล์ และการคำนวณพื้นฐาน ให้ Copilot ทำ คุณสามารถคาดหวังได้ว่ามันจะทำงานเหล่านี้ให้ถูกต้องและปรับปรุงประสบการณ์ของคุณ

ปัญญาประดิษฐ์มีความยากลำบากมากเมื่อทำงานของตัวเอง แต่จะเก่งมากในการนำข้อมูลมาจัดระเบียบหรืองานง่าย ๆ ด้านผู้ช่วยมักทำงานได้ดี และ Copilot ก็ไม่ต่างกัน แทนที่จะพยายามจำวิธีเขียนสูตรซับซ้อนอย่างแม่นยำหรือค้นหาข้อผิดพลาดเล็ก ๆ ในชุดข้อมูลขนาดใหญ่ คุณก็สามารถขอให้ Copilot ทำให้คุณได้

ในขณะที่แต่ละ AI มีความสามารถดีในบทบาทบางอย่างมากกว่าบทบาทอื่น ๆ แต่ฉันจะแนะนำให้ใช้ AI ของบริษัทนั้น ๆ สำหรับบริการของมันเสมอ Copilot ซึ่งถูกฝังอยู่ใน Excel จะดีกว่าการที่ Gemini พยายามเดากฎที่มันอาจรู้จากหลายเดือนก่อน ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณใช้ Microsoft Office 365 ให้ใช้ Copilot

ปัญญาประดิษฐ์จะสร้างคอลัมน์ที่คุณต้องการ ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และทำงานซ้ำ ๆ ออกมาได้เพียงไม่กี่วินาที ฉันเคยทำการจัดรูปแบบด้วยมือเองมากมาย ซึ่งสามารถทำให้เหนื่อยทางจิตใจได้ แต่การใช้ Copilot ใน Excel สิ่งต่าง ๆ ก็ง่ายขึ้นมาก

ฉันเป็นแฟนตัวยงของการสร้างทางลัดที่ทำสิ่งที่ฉันต้องการพอดี ในเวลาที่ฉันต้องการ Copilot ช่วยในเรื่องนั้นโดยให้คุณสร้างมาโครและสคริปต์แบบกำหนดเองได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้การทำงานเฉพาะของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นตามความต้องการ

วิธีตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ

ในการเริ่มใช้ Copilot ในไฟล์ Excel ของคุณ ขั้นตอนใหญ่แรกคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณพร้อม คุณต้องบันทึกสเปรดชีตของคุณลงบนคลาวด์ เช่น OneDrive หรือ SharePoint และเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องตั้งข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel นั่นเป็นความเชื่อผิดๆ แต่ฉันขอแนะนำให้จัดรูปแบบข้อมูลของคุณอยู่ดี เพราะ Copilot ทำงานได้ดีเมื่อมีตารางที่มีโครงสร้าง

หากไม่มีการจัดรูปแบบนี้ คุณจะสูญเสียความน่าเชื่อถือที่คุณมี แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่ AI จำเป็นต้องมีอย่างแน่นอน เมื่อข้อมูลของคุณพร้อมทั้งหมดแล้ว ให้ไปที่แท็บหน้าแรกบนริบบิ้นของ Excel แล้วคลิกที่ไอคอน Copilot ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่าง Copilot ทางด้านขวาของหน้าจอของคุณ

จากตรงนั้น ส่วนต่อประสานใช้งานง่ายมาก ทำให้คุณสามารถบอกผู้ช่วยได้อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ทำอะไรเป็นภาษาอังกฤษธรรมดา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสั่งให้ AI ดึงรายละเอียดเฉพาะจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ แล้วสร้างตารางสรุป ตาราง Pivot หรือแดชบอร์ดใหม่ในแผ่นงานแยกออกมา ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการรายงานของคุณได้จริง ๆ

ฉันได้ลองให้มันตรวจสอบเว็บไซต์หาคอนเทนต์ภายนอก แต่คุณควรรู้ว่าฟีเจอร์การค้นหาเว็บของมันไม่คงที่เว้นแต่ว่าคุณจะให้ข้อมูลและบริบทที่ถูกต้องแก่มัน ในขณะที่ Copilot สามารถค้นหาอินเทอร์เน็ตเพื่อดึงข้อมูลสาธารณะ เช่น อัตราแลกเปลี่ยนหรือสถิติของประเทศ แต่บางครั้งมันอาจดึงข้อมูลที่ล้าสมัยหรือผิดพลาดได้หากคุณไม่ได้บอกมันโดยตรงให้ใช้แหล่งที่เชื่อถือได้และระบุชื่อ

หากคุณเจอกับงานที่ซ้ำซากซึ่งต้องการมากกว่าแค่การกรองและการจัดรูปแบบง่าย ๆ คุณอาจโชคไม่ค่อยดีนัก แม้ว่าจะสามารถดึงข้อมูลได้มากกว่าตอนที่แนะนำครั้งแรก แต่ Copilot ไม่ใช่เครื่องมืออัตโนมัติเต็มรูปแบบและไม่สามารถสร้างโค้ด Visual Basic for Applications ที่ซับซ้อนหรือแมโครหลายขั้นตอนได้อย่างเชื่อถือได้ มันสามารถช่วยสร้างสูตรและอธิบายสูตรเหล่านั้นได้ และช่วยงานกับ Excel แต่ควรจำไว้ว่าไม่สามารถสร้างแมโครซับซ้อนหรือเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงได้ด้วยตัวเองเสมอไป

การใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานอัตโนมัติด้วย Copilot

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มใช้ AI เพื่อช่วยคุณใน Excel คือการเริ่มจากสิ่งที่ได้ผลรวดเร็วก่อน ดังนั้นคุณจึงต้องทำงานที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก แต่คุณจะได้คุณค่ามากด้วยความพยายามน้อยและมีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่ง่าย

การทำความสะอาดข้อมูลเป็นเรื่องที่ใหญ่ที่สุดแน่นอน ผมชื่นชอบ AI มากเมื่อมันทำตัวเหมือนเลขานุการที่ไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยหรือตัวช่วยดิจิทัล และนั่นก็เป็นจุดที่ Copilot ควรเริ่มทำงาน แทนที่คุณจะต้องกรองแถวข้อมูลนับพันด้วยตัวเอง Copilot สามารถหาข้อมูลซ้ำและลบออก จัดการรูปแบบวันที่ที่ไม่สอดคล้องกัน และปรับมาตรฐานการใช้ตัวอักษรในข้อความทั้งสเปรดชีตของคุณ

ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่ผสมระหว่างตัวอักษรใหญ่และตัวอักษรเล็ก หรือเซลล์ที่ยุ่งเหยิงด้วยช่องว่างเพิ่มเติมและรูปแบบตัวเลขแปลก ๆ ฟีเจอร์การทำความสะอาดของ Copilot สามารถค้นหาและแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากจะเป็นผู้ช่วยพื้นฐานแล้ว อีกประโยชน์ที่ยอดเยี่ยมของ Copilot คือการสร้างสูตรที่ซับซ้อน ฉันมีปัญหามากในการจำสูตรและมักจะค้นหาใน Google ตามที่ต้องการ แต่คุณเพียงแค่บอก AI ด้วยภาษาธรรมดาว่าคุณกำลังพยายามทำคณิตศาสตร์หรือเหตุผลแบบไหน แล้วมันจะจัดการส่วนที่เหลือให้เอง

ตัวอย่างเช่น คุณอาจบอกว่าคุณต้องการคอลัมน์ใหม่ที่คำนวณความแตกต่างเป็นเปอร์เซ็นต์ระหว่างตัวเลขสองตัวที่เจาะจง หรือขอให้มันดึงข้อความบางส่วนออกจากสตริงที่ยุ่งเหยิง Copilot จะให้สูตรที่ถูกต้องแก่คุณ วางมันลงบนตารางของคุณ และแม้แต่บอกคุณว่าตรรกะทำงานอย่างไร

โดยพื้นฐานแล้ว Copilot ดีมากในการทำงานเบื้องต้นที่ซ้ำซากและแม้แต่การตั้งมาโครและระบบอัตโนมัติเพื่อให้ทำงานได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเพิ่มฟีเจอร์เข้ามามากขึ้น AI มักได้รับความเกลียดชังเพราะมันสร้างสิ่งต่าง ๆ มากมาย แต่ก็ง่ายที่จะชื่นชอบเมื่อมันทำตัวเหมือนผู้ช่วย ฉันแนะนำให้สร้างทางลัดสำหรับสคริปต์ใด ๆ ที่คุณเพิ่มเข้ามา และหาวิธีเล็ก ๆ ในการเริ่มงานแทนที่จะทำให้มันทำงานทันที

การผลักดัน Copilot ของ Microsoft น่ารำคาญพอสมควร แต่สิ่งนี้พิสูจน์ว่า Copilot ไม่ได้แย่เสมอไป ในความเป็นจริง ฉันหวังว่า Microsoft จะให้ฉันสามารถทำงานอัตโนมัติในแอปอื่น ๆ ได้ด้วย แต่เพียงแค่ในฐานะผู้ช่วย ไม่ใช่ในฐานะผู้สร้าง