7 นิสัยเล็ก ๆ ใน Excel ที่ทำให้สเปรดชีตดูง่ายดาย

หลังจากทำงานบนแผ่นงาน Excel เป็นเวลาสักพัก ฉันมักพบว่าตัวเองสงสัยว่าทำไมมันถึงซับซ้อนขนาดนี้ หลายสิ่งหลายอย่างมักผิดพลาด เช่น หาสิ่งที่ต้องการไม่เจอ ทำผิดพลาดใน Excel จนสูตรเสีย และลืมว่าการคำนวณซับซ้อนบางอย่างทำอะไรอยู่ มันยากที่จะทำงานให้เสร็จเมื่อรู้สึกว่าแผ่นงานที่ฉันสร้างขึ้นเองนั้นกำลังต่อต้านฉัน มีบางสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้แผ่นงาน Excel ในอนาคตรู้สึกง่ายดาย

กุญแจสำคัญในการทำสิ่งนี้คือการนำวิธีการง่าย ๆ ที่กลายเป็นธรรมชาติตามกาลเวลา ซึ่งต้องใช้ความพยายามมาก แต่เมื่อมันถูกฝังเข้าไปในกระบวนการทำงานของฉัน มันช่วยประหยัดเวลาได้มาก ความงดงามคือมันง่ายมากจนฉันแอบตำหนิตัวเองที่ไม่เรียนรู้มันตั้งแต่เนิ่น ๆ แม้ว่าจะมีหลายวิธี แต่ฉันคิดว่าวิธีเหล่านี้เป็นประโยชน์ที่สุด

เชี่ยวชาญทางลัดของ Excel

คุณต้องรู้แค่ไม่กี่อย่าง

ทางลัดในทุกโปรแกรมมีประโยชน์เพราะเหตุผลใหญ่ประการหนึ่ง — มันช่วยให้คุณประหยัดการคลิกเพิ่มเติมเพียงโดยการกดปุ่มสองหรือสามปุ่มบนแป้นพิมพ์ของคุณ Microsoft ได้พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าเมนูของ Excel ใช้งานง่าย แต่เวลาที่ใช้ในการคลิกผ่านเมนูก็สามารถสะสมได้เช่นกัน Excel มีทางลัดมากมาย แต่คุณไม่จำเป็นต้องจำทั้งหมด คุณสามารถใช้เพียงไม่กี่ทางลัดนอกเหนือจากทางลัดมาตรฐาน เช่น Ctrl + Z เพื่อยกเลิก, Ctrl + C เพื่อคัดลอก และ Ctrl + V เพื่อวาง

ตัวอย่างเช่น, Ctrl + Shift + L เพื่อใช้ตัวกรองกับช่วง, Alt + = รวมผลรวมของช่วงที่เลือกโดยอัตโนมัติ, และ Ctrl + Space เลือกทั้งคอลัมน์ การใช้ทางลัดสามารถประหยัดเวลาของคุณได้นานหลายชั่วโมง ในที่นี้มีตารางที่แสดงทางลัด Excel ที่ใช้บ่อยที่สุดที่ฉันใช้:

ใช้ประโยชน์จากความคิดเห็น

คำอธิบายสั้น ๆ สามารถช่วยได้มาก

ในการเพิ่มความคิดเห็นใน Excel คุณต้องทำการไฮไลต์เซลล์ที่สำคัญ คลิกขวาที่เซลล์เหล่านั้น แล้วเลือก ความคิดเห็นใหม่ ความคิดเห็นใช้เป็นเครื่องมือในการให้ข้อเสนอแนะเป็นหลัก ช่วยให้คุณสามารถสนทนาแบบมีลำดับกับผู้อื่นเกี่ยวกับบางส่วนของสเปรดชีตได้

ตัวอย่างเช่น ใครบางคนสามารถกล่าวถึงคุณในความคิดเห็นและเน้นสูตรที่เสียในเซลล์ คุณสามารถเข้ามาแก้ไขได้อย่างง่ายดาย และแจ้งกลับพวกเขาให้รู้ว่ามันได้รับการแก้ไขแล้ว หลังจากนั้น ความคิดเห็นนั้นสามารถถูกแก้ไขให้เสร็จสิ้นได้

แต่การใช้งานหนึ่งที่ฉันชอบที่สุดคือการเพิ่มบริบทให้กับการคำนวณที่ซับซ้อนซึ่งฉันคิดว่าบางคนอาจจะไม่เข้าใจทันที หรือใช้เพื่ออธิบายว่าทำไมฉันถึงทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งในแบบนี้แทนแบบอื่น มันไม่ได้มีไว้สำหรับพวกเขาเท่านั้น ฉันอาจลืมสิ่งที่ฉันทำไป ดังนั้นพวกมันยังทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนสำหรับตัวฉันในอนาคตด้วย นี่คือสิ่งที่โปรแกรมเมอร์ทำอยู่ตลอดเวลาเมื่อเขียนโค้ด และฉันรู้สึกว่ามันเป็นสิ่งที่ใช้ได้แม้ใน Excel

แช่แข็งส่วนหัวของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ

อย่าสูญเสียการติดตามว่าคุณอยู่ที่ไหนในสเปรดชีต

ฉันมักจะพบว่าตัวเองอยู่ลึกลงไปในแผ่นงาน สงสัยว่าตัวเลขในคอลัมน์ C หมายถึงอะไร ฉันเลื่อนขึ้นไปข้างบน เตือนตัวเอง แต่ก็เลื่อนกลับลงมา แล้วลืมว่าคอลัมน์ J คืออะไร นี่เป็นความหงุดหงิดที่พบได้บ่อยซึ่งฉันไม่จำเป็นต้องเจอถ้าฉันใช้เวลาเพียงสามวินาทีในการตรึงแถวหัวข้อให้อยู่เสมอ ไม่ว่าฉันจะอยู่ที่ใดในแผ่นงาน

การแช่แข็งแถวหรือคอลัมน์นั้นง่ายเหมือนกับการเลือกมันแล้วคลิก Freeze -> Freeze Panes -> Top Row หรือ First Column ในกลุ่ม Window ของแท็บ View คุณจะเห็นเส้นหนาปรากฏด้านล่างแถวหรือข้างคอลัมน์ ซึ่งบ่งบอกว่ามันถูกแช่แข็งอยู่ ตอนนี้ เมื่อคุณเลื่อนดูแผ่นงาน แถวหรือคอลัมน์นั้นจะยังคงอยู่ในมุมมอง เตือนคุณเกี่ยวกับข้อมูลที่มันแทนค่าได้ มันยังสามารถช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยทำให้การสังเกตแนวโน้มหรือข้อผิดพลาดทำได้ง่ายขึ้น เนื่องจากหัวข้อที่ถูกแช่แข็งจะให้บริบทเสมอ

ใช้ช่วงที่ตั้งชื่อแล้ว

มันดีกว่าการจำช่วงเซลล์

มันง่ายที่จะบอกว่าเซลล์ในช่วงเช่น B1:B100 กำลังอ้างอิงในสูตรใด แต่ไม่ง่ายที่จะบอกว่ากำลังอ้างอิงข้อมูลอะไร มันเป็นยอดขาย เกรด วันที่ หรือสิ่งอื่น? เพื่อกำจัดการคาดเดา ฉันได้เรียนรู้ที่จะใช้ช่วงที่ตั้งชื่อ ชื่อเหล่านี้เป็นชื่อที่ให้คำอธิบายหรือมีความหมายที่กำหนดให้กับช่วงหรือเซลล์เฉพาะ

ในการสร้างให้เลือกช่วงหรือเซลล์ พิมพ์ป้ายกำกับที่มีคำอธิบาย (เช่น Total_Sales หรือ Total_Grades) ใน Name Box (ถัดจากแถบสูตร) แล้วกด Enter เมื่อคุณป้อนชื่อช่วงนั้นในสูตร Excel จะทราบว่าคุณกำลังอ้างอิงอะไรและใช้ค่าที่อยู่ในเซลล์เหล่านั้นแทน

ดังนั้น แทนที่จะเขียนสูตรแบบด้านล่าง:

=SUM(B1:B100)

คุณสามารถเขียนอะไรบางอย่างแบบนี้หลังจากสร้างช่วงที่มีชื่อแล้ว:

=SUM(Sales_Q1)

นอกจากนี้ หากคุณคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงใน Name Box คุณจะเห็นช่วงที่คุณตั้งชื่อทั้งหมด การคลิกที่ช่วงเหล่านี้จะแสดงไฮไลต์ช่วงนั้นทันที ดังนั้นมันจึงดีสำหรับการนำทางที่ง่าย ไม่ใช่แค่ทำให้สูตรอ่านง่ายขึ้นเท่านั้น

สร้างแผนภูมิจากตารางแทนช่วงข้อมูล

ชี้แจงสำหรับการขยายข้อมูล

ก่อนที่ฉันจะเรียนรู้การใช้ตาราง ฉันมักสร้างแผนภูมิจากช่วงข้อมูลปกติ ซึ่งไม่ฉลาดเลยเพราะการดูแลรักษากลายเป็นปัญหาอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากฉันเพิ่มแถวหรือคอลัมน์เพิ่มเติมหลังจากช่วงข้อมูล ตารางจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าฉันต้องไปที่แท็บ ข้อมูล ของแผนภูมิและทำการปรับเปลี่ยนด้วยตนเอง ซึ่งแทบไม่มีประสิทธิภาพเลยหากต้องการอัปเดตแผนภูมิหลาย ๆ ชิ้น

คำตอบคือการแปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง เนื่องจากตารางจะขยายตัวโดยอัตโนมัติ เนื่องจากแผนภูมิจะซิงค์กับแหล่งข้อมูลเสมอ การเพิ่มข้อมูลลงในตารางก็จะทำให้แผนภูมิอัปเดตตามไปด้วยโดยไม่ต้องปรับแต่งด้วยตนเอง

การแปลงช่วงเป็นตารางเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่เลือกช่วงนั้นและคลิกที่ รูปแบบเป็นตาราง ในกลุ่ม สไตล์ ของแท็บ หน้าแรก เนื่องจากฉันได้กล่าวถึงทางลัดก่อนหน้านี้ คุณยังสามารถกด Ctrl + T หรือ Ctrl + L เพื่อสร้างตารางจากช่วงที่เลือกได้เช่นกัน

ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับข้อมูลนำเข้า

การป้องกันข้อผิดพลาดทำให้แผ่นงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

การกรอกข้อมูลชนิดผิดเป็นวิธีที่แน่นอนในการทำให้เกิดข้อผิดพลาดในแผ่นงาน Excel ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากมีการกรอกตัวเลขในที่ที่สูตรคาดว่าจะเป็นเดือน (เช่น กุมภาพันธ์ หรือ ธันวาคม) จะทำให้สูตร IF ที่เขียนไว้อย่างดีเกิดข้อผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย ส่งผลให้การวิเคราะห์ผิดพลาด ในกรณีเช่นนี้ การจำกัดประเภทของข้อมูลที่สามารถกรอกโดยใช้การตรวจสอบข้อมูลของ Excel เป็นสิ่งที่ควรทำ

ในการแก้ปัญหาที่อธิบายด้านบน ตัวอย่างเช่น ให้เลือกเซลล์ จากนั้นคลิก การตรวจสอบข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล บนแท็บ ข้อมูล ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือก รายการ ภายใต้ อนุญาต และใส่ชื่อเดือน (สามารถใส่เป็นรายการคั่นด้วยลูกน้ำหรือช่วง) ภายใต้ แหล่งที่มา คลิก ตกลง และเซลล์นั้นจะกลายเป็นรายการแบบดรอปดาวน์ที่คุณสามารถใช้เลือกเดือน เพื่อลดโอกาสเกิดความผิดพลาด

นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สิ่งอีกอย่างที่ฉันชอบใช้คือการจำกัดตัวเลขที่สามารถป้อนในเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น เพื่อจำกัดตัวเลขระหว่าง 1 และ 100 คุณสามารถเลือก จำนวนเต็ม ภายใต้ อนุญาต เลือก ระหว่าง ภายใต้ ข้อมูล ป้อน 1 ภายใต้ ขั้นต่ำ และป้อน 100 ภายใต้ สูงสุด.

ใช้ PivotTables สำหรับการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

อย่าลำบากเขียนสูตรที่ซับซ้อน

ฉันเคยหลีกเลี่ยง PivotTables เหมือนโรคร้าย และคนส่วนใหญ่ก็ยังทำเช่นนั้นจนถึงทุกวันนี้ มีปัญหาเด่นชัดประการหนึ่งกับกลยุทธ์นั้น — พวกมันมักจะเร็วกว่าง่ายกว่าการเขียนสูตรที่ซับซ้อน เพียงไม่กี่คลิก PivotTables จะช่วยให้คุณสามารถสรุปยอดขายตามภูมิภาค นับจำนวนรายการ และคำนวณค่าเฉลี่ยได้

ในการสร้าง PivotTable ที่แสดงยอดขายรวมตามภูมิภาค ให้เลือกข้อมูลของคุณแล้วคลิก แทรก -> PivotTable ในกลุ่ม ตาราง ของแท็บ แทรก คลิก ตกลง ในหน้าต่างป๊อปอัปเพื่อสร้างชีตใหม่ที่คุณสามารถสร้าง PivotTable ของคุณได้ ในแผงตัวแก้ไข PivotTable ทางด้านขวา ให้ลากคอลัมน์ ภูมิภาค ไปยังช่อง คอลัมน์ และคอลัมน์ ยอดขาย ไปยังช่อง ค่า และเพียงเท่านี้ คุณก็จะได้ตารางที่สรุปข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างสะอาดเรียบร้อย — โดยไม่ต้องใช้สูตรที่ยุ่งยากหรือแตกง่าย

การดูตัวสร้าง PivotTable ทำให้ชัดเจนว่ามีพื้นที่สำหรับการทดลองที่นี่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลองสรุปตามไตรมาสหรือโดยพนักงานขาย คุณยังสามารถเปลี่ยนการรวมค่าของข้อมูลเป็นค่าเฉลี่ยได้หากคุณไม่ต้องการรวมทั้งหมด

นิสัยการใช้ Excel ที่ดีช่วยได้มาก

การทำสิ่งเล็ก ๆ เหล่านี้ทำให้ฉันมีความมั่นใจในแผ่นงาน Excel ของฉัน ฉันสามารถส่งให้ผู้อื่นได้โดยรู้ว่าพวกเขาจะเข้าใจและไม่ทำให้มันยุ่งเหยิงได้ง่าย ๆ การสร้างนิสัยเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็คุ้มค่าเพราะตอนนี้ฉันสามารถสร้างแผ่นงานที่ฉันรู้ว่าจะใช้ง่ายในวันพรุ่งนี้ หกเดือนจากนี้ หรือแม้กระทั่งอีกสองปีต่อมา