วิธีเปลี่ยนการเข้ารหัสใน Excel หรือ Word

เคยเปิดไฟล์แล้วเห็นสัญลักษณ์แปลก ๆ หรือข้อความที่อ่านไม่ออกไหม? นั่นมักเป็นปัญหาการเข้ารหัส; ซอฟต์แวร์ของคุณไม่ได้อ่านข้อมูลอย่างถูกต้อง ข่าวดีคือ Microsoft Office ทำให้แก้ไขได้ง่าย ไกด์นี้จะแสดงวิธี เลือกการเข้ารหัสตัวอักษรที่ถูกต้องใน Excel หรือ Word

ก่อนที่เราจะลงรายละเอียดขั้นตอนต่างๆ ให้จำสิ่งนี้ไว้ก่อน โดยปกติคุณสามารถแก้ข้อความที่เสียหรืออ่านไม่ได้ได้โดยการเลือกการเข้ารหัสที่ถูกต้องเมื่อเปิดไฟล์ หากคุณต้องการบันทึกไฟล์ใหม่ด้วยการเข้ารหัสเฉพาะ เช่น UTF-8 เพื่อให้สามารถใช้งานได้กว้างๆ ให้ใช้ตัวเลือกบันทึกเป็น (Save As) สิ่งสำคัญคือให้ตรงกับการเข้ารหัสที่ไฟล์ถูกบันทึกไว้เดิม หรือเลือกมาตรฐานสากลอย่าง UTF-8 สำหรับการใช้งานในอนาคต

วิธีเปลี่ยนการเข้ารหัสใน Excel

Excel มักพบปัญหาการเข้ารหัสบ่อยที่สุดเมื่อกำลังนำเข้าข้อมูลข้อความ (เช่น ไฟล์ .csv หรือ .txt) จากระบบอื่น เว็บไซต์ หรือแหล่งข้อมูลระหว่างประเทศ หากคุณพบว่าไฟล์นั้นมีอักขระผิดเพี้ยน นี่คือวิธีการแก้ไข

• เปิด Excel ก่อน
• ไปที่ ไฟล์ > เปิด และไปยังไฟล์ของคุณ
• แทนที่จะดับเบิลคลิก ให้คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากปุ่ม เปิด

• เลือก เปิดและซ่อมแซม ซึ่งบางครั้งจะช่วยแก้ไขปัญหาได้โดยอัตโนมัติ
• หากวิธีนั้นใช้ไม่ได้ ให้ใช้ตัวช่วยนำเข้า จากแท็บ ข้อมูล เลือก จากข้อความ/CSV
• ไปที่ไฟล์ของคุณแล้วคลิก นำเข้า จะมีหน้าต่างตัวอย่างปรากฏขึ้น
• มองหา แหล่งที่มาของไฟล์ หรือ การเข้ารหัส แบบเลื่อนลงที่ด้านบนของหน้าต่างนี้

• คลิกมันแล้วลองการเข้ารหัสต่างๆ ซึ่งการเข้ารหัสที่นิยมลองมีดังนี้:

  • UTF-8: มาตรฐานเว็บสมัยใหม่
  • วินโดวส์ (ANSI): มักใช้สำหรับไฟล์ที่สร้างขึ้นในพื้นที่ของคุณ
  • ยูนิโค้ด (UTF-16): สำหรับการรองรับภาษาที่กว้างขึ้น

เมื่อคุณเลือกตัวเลือกต่าง ๆ ตัวอย่างจะแสดงผลอัปเดต เลือกตัวเลือกที่ทำให้ข้อความของคุณปรากฏถูกต้อง

• คลิกโหลดเพื่อเรียกเข้าข้อมูลด้วยการเข้ารหัสที่เลือก

เพื่อบันทึกไฟล์ด้วยการเข้ารหัสเฉพาะ ให้เปิด เมนูไฟล์ และเลือก บันทึกเป็น จากนั้นเลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึก ก่อนคลิกบันทึก ให้เปิดเมนูแบบเลื่อนลงเครื่องมือใกล้ปุ่มบันทึกและเลือกตัวเลือกเว็บ ในหน้าต่างที่ปรากฏ ให้ไปที่แท็บการเข้ารหัสและเลือกมาตรฐานที่คุณต้องการ

วิธีเปลี่ยนการเข้ารหัสใน Word

Word มีความสามารถในการตรวจสอบการเข้ารหัสโดยอัตโนมัติได้เป็นอย่างดี แต่สำหรับไฟล์ที่ดื้อรั้น จะมีตัวเลือกให้ควบคุมด้วยตนเอง ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องเลือกการเข้ารหัสเมื่อต้องเปิดไฟล์

แต่ก่อนอื่น เราจำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่างใน Word สำหรับสิ่งนั้น ให้ไปที่ Word แล้วไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก จากนั้นไปที่ส่วน ขั้นสูง ไปที่พื้นที่ ทั่วไป ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด แล้วคลิกตกลง

สำหรับการเข้ารหัส ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• ใน Word ไปที่ ไฟล์ > เปิด และเลือกเอกสารของคุณ
• กล่องโต้ตอบ Convert File จะปรากฏขึ้น เลือก Encoded Text แล้วคลิก ตกลง
• ใน กล่องโต้ตอบการแปลงไฟล์ ต่อไปนี้ ให้เลือก การเข้ารหัสอื่น
• เลื่อนดูรายการมาตรฐานการเข้ารหัส (เช่น UTF-8, Western European (Windows)) แผงตัวอย่างจะแสดงผลแบบเรียลไทม์ ทำให้คุณสามารถเลือกการเข้ารหัสที่ทำให้ข้อความของคุณอ่านได้

เมื่อบันทึกไฟล์ ตัวเลือกการเข้ารหัสไม่สามารถเลือกได้ Word จะใช้ Unicode (UTF-8/UTF-16) โดยอัตโนมัติสำหรับรูปแบบดั้งเดิม ซึ่งรองรับอักขระทั้งหมด

ถ้าคุณต้องการใช้การเข้ารหัสแบบอื่น ให้ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น แล้วเลือก Plain Text (*.txt) เป็นประเภทการบันทึก จะปรากฏกล่องโต้ตอบการแปลงไฟล์ ซึ่งคุณสามารถเลือกการเข้ารหัสได้ (เช่น UTF-8, Windows Default)

เมื่อไหร่และทำไมคุณถึงอยากเปลี่ยนการเข้ารหัส?

เมื่อข้อความดูสับสนมีสัญลักษณ์แปลก ๆ มักหมายความว่าไฟล์ถูกเปิดด้วยการเข้ารหัสผิด การเปลี่ยนไปใช้การเข้ารหัสที่ถูกต้องจะทำให้ข้อความอ่านได้ การเปลี่ยนการเข้ารหัสช่วยให้ซอฟต์แวร์เข้าใจอักษรจากภาษาหรือระบบต่าง ๆ ได้ถูกต้อง แนะนำให้ใช้การเข้ารหัสสากลเช่น UTF-8 เมื่อบันทึกไฟล์ใหม่เพื่อให้ใช้งานได้กับหลายแพลตฟอร์มและโปรแกรม

ฉันจะแก้ไขประเภทการเข้ารหัสใน Excel ได้อย่างไร?

ในการเปลี่ยนการเข้ารหัสใน Excel ใช้ฟีเจอร์บันทึกเป็น (Save As) เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น และในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกลูกศรเลื่อนลงสำหรับ บันทึกเป็นประเภท หรือ รูปแบบไฟล์ ในการบันทึกไฟล์ CSV ด้วยการเข้ารหัส UTF-8 ให้เลือกตัวเลือก CSV UTF-8 (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) ก่อนบันทึก สำหรับการเปิดไฟล์ที่ตัวอักษรเพี้ยน ให้ใช้ ข้อมูล > จากข้อความ/CSV เพื่อเปิดตัวช่วยนำเข้าที่คุณสามารถเลือก ต้นกำเนิดไฟล์ (การเข้ารหัส) ที่ถูกต้อง

วิธีแก้ไขการเข้ารหัสใน Microsoft Word ทำอย่างไร?

เพื่อแก้ไขการเข้ารหัสใน Microsoft Word เมื่อต้องการเปิดไฟล์ คุณต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าเฉพาะก่อน ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง เลื่อนลงไปที่ส่วนทั่วไป และทำเครื่องหมายที่ ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด หลังจากปิดกล่องโต้ตอบ ให้เปิดไฟล์ที่อ่านไม่ออกอีกครั้ง ซึ่งจะทำให้ปรากฏกล่องโต้ตอบ แปลงไฟล์ ขึ้นมา ที่นี่คุณสามารถเลือก ข้อความเข้ารหัส และลองใช้มาตรฐานการเข้ารหัสต่าง ๆ จากรายการจนกว่าข้อความตัวอย่างจะแสดงถูกต้อง